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【科研项目档案】归档范围及要求

发表时间:2024年05月08日 浏览量:

科研档案归档是指在项目结题或通过验收后,由项目组将项目立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的具有保存价值的文件材料移交给档案馆。科研项目按照经费来源分为纵向科研项目(含外协)和横向科研项目。

一、归档范围

1.纵向科研项目文件材料归档范围(含外协)(点击下载)

涉及外协的纵向科研项目外协合同跟主项目同时办理归档。

2.横向科研项目文件材料归档范围(点击下载)

3.国家自然科学基金项目文件材料归档范围(点击下载)

4.陕西省自然科学基础研究计划项目文件材料归档范围(点击下载)

5.MJ、LJ专项科研项目文件材料归档范围(点击下载)

二、归档要求

(一)总体要求

1.实行由项目负责人主持立卷归档的责任制,项目负责人对归档科研文件材料的完整性、准确性、系统性负责。

2.项目组应当明确专人负责科研文件材料的收集、整理、审核,结题验收后按照要求及时归档。

3.项目组根据科研项目的性质、规模、创新性等确定保管期限,保管期限分为永久和定期,定期一般分为30年、10年。

4.科研项目完成或中止后,项目组根据科研内容和科研管理程序,结合科研项目特点将所形成的科研文件材料加以系统整理,履行审查手续后及时归档。研究周期长的项目,可分阶段归档。

5.分工完成的科研项目,应当以任务书、合同或协议等书面形式明确科研档案的归属,由牵头承担单位保存一套完整档案。参加单位保存本单位承担任务所形成的档案。

6.外协科研项目若无合同、定密审批表、保密协议等材料原件,请到科学技术研究院合同办领取。

7.归档材料应为原件,内容必须真实、准确、与实际相符,

若无法提供原件,需填写归档材料未提交原件的情况说明(点击下载),由项目负责人签字,并加盖单位公章。

(二)整理要求

1.归档材料应字迹清楚,图表整洁,签字盖章齐全,书写使用黑色碳素笔。

2.材料规格应为A4纸(小于A4纸的材料,均要粘贴于A4纸上)。

3.归档材料依照“归档范围”顺序依次排列。

4.材料需按“件”编写页码。

5.装订前需去除材料中的塑料制品,右下角对齐左侧双针装订。

6.日期填写格式为8位阿拉伯数字(例20220227)。

三、归档流程及表格

(一)非密科研项目

1.按照归档范围准备材料,并按顺序装订、整理。

2.填写电子表格科研档案案卷目录、科研档案卷内目录,并发送至邮箱sxy@nwpu.edu.cn 。

3.填写、打印科研项目文件材料归档审查表、科研档案移交目录、卷内备考表。

4.携带归档范围要求材料到档案馆238室办理移交手续。

(二)涉密科研项目

1.按照归档范围准备材料,并按顺序装订、整理。

2.填写科研项目文件材料归档审查表、卷内目录(科研档案移交目录)、卷内备考表。

3.携带归档范围要求材料到档案馆238办理移交手续。

四、温馨提示

1.科研档案业务办理地点:档案馆238室,联系电话:029-88494436。

2.为进一步提高服务水平与质量,归档可以提前电话咨询预约。

     移动端扫码下载归档要求及表格                      

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☆非密科研项目档案归档表格

1.非密科研项目档案归档表格(需提供纸质版)

2.填写电子表格科研档案案卷目录科研档案卷内目录,并发送至邮箱sxy@nwpu.edu.cn

(打包下载)

☆涉密科研项目档案归档表格

1.涉密科研项目档案归档表格(需提供纸质版)