1.归档材料为复印件，且内容空白，未签字、盖章、填写日期等。
归档材料应为原件，材料的内容必须真实、准确、与实际相符。材料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备，书写需使用黑色签字笔。特殊情况例如第三方检测报告（批量抽检）、软件著作权等可以提供彩印。
2.随机材料中，合格证小卡片上只标注着“合格证”三个字，多台设备只提供1个合格证、出厂检测报告。
设备随机材料指的是设备的合格证/质量证明文件、出厂检测报告、说明书等，若无出厂检测报告需要附第三方检测报告。设备随机材料均为生产厂家出具，其内容应能与合同中产品名称、品牌、规格型号、数量对应，说明书重复多本只需提供1份。若购买数量较多的设备，不方便提供数量相同的合格证，也可由生产厂家提供一份质量证明文件，其内容需注明所供产品名称、规格型号、数量等基本信息，文件加盖厂家质检部门印章或公章。外购件随机材料要求与上文一致。
3.固定资产验收文件中，固定资产验收报告（以下简称验收报告）使用老旧表格，开箱验收单、安装调试报告、运行测试报告、验收报告等文件不符合合同中验收要求。
通常情况下，合同会详细规定验收条件，包括但不限于：设备到货、安装调试完毕、运行正常1个月。在归档材料方面，开箱验收、安装调试、试运行以及最终验收的各个阶段都必须严格遵循合同条款。以上述为例，安装调试报告与运行测试报告间隔需要至少1个月、验收报告时间不能早于运行测试报告时间。若因特殊情况无法按合同要求提交材料，则需附情况说明解释原因，并由该项目负责人签字确认，同时加盖所属二级单位的公章。
最新版验收报告下载路径：西北工业大学国有资产与实验设备管理处官网--下载专区--固定资产验收文件.doc（附件9）
下载链接：
https://guozi.nwpu.edu.cn/info/1082/2014.htm
4.设备档案移交清单格式、内容填写错误。
（1）责任者：文件材料形成单位，多个责任者只需写2个，例：合同为西工大与xx公司签署，责任者为西工大、xx公司；合格证、出厂检测报告等为该设备生产厂家形成，责任者为该设备生产厂家；第三方检测报告责任者应为第三方检测公司。
（2）日期：文件产生日期，格式为8位阿拉伯数字，如：20230316；
（3）页数：每份材料的总页数，有字即为1页，双面皆有字计2页；
（4）移交单位：填写学校二级单位，非供应商，例：航天学院；
（5）移交人：填写使用单位设备或项目负责人。
5.归档时，忘记打印设备档案移交清单，忘记发Excel表格“设备档案案卷目录”和“设备档案卷内目录”至指定邮箱。
除归档范围内材料，还应携带纸质《设备档案移交清单》，归档前需发送Excel表格“设备档案案卷目录”和“设备档案卷内目录”至邮箱：weilin@nwpu.edu.cn
6.不清楚外购件，缺外购件相关材料。
外购件指生产厂家无法自己制造需要从外部订购获得，用来配套设备使用的产品，例如打印机、电脑、冷水机等。若有外购件，需要提供外购件清单，清单内容需要体现购买外购件的品牌、型号、数量、生产厂家等基本信息。除此之外，还需要提供外购件的随机材料。
7.设备中含有应用软件，未提供软件相关材料。
若设备为标准设备，硬件部分根据标准设备仪器归档范围准备，软件部分根据计算机应用软件和网络信息系统归档范围准备，制式表单可以整合到一起，例如开箱验收单、随机工具清单等。
8.不确定设备是否为进口。
进口设备指通过中国海关报关验放进入中国境内且产自关外的设备。根据《中华人民共和国海关法》的规定，我国现行关境是指适用海关法的中华人民共和国行政管辖区域，不包括香港、澳门和台湾金马等单独关境地区。因此，原产地为台湾的设备，属于境外设备，即进口设备。
9.进口设备缺相关进口材料。
若设备确定为进口材料，需要提供原产地证明、报关单、商检（法检）报告、包装证明、保单、运单。具体文件要求见下：
（1）原产地证明：生产厂家出具，声明该设备的制造产地。
（2）报关单：它是指进（出）口货物收发货人或其代理人，按照海关规定的格式对进（出）口货物的实际情况作出书面声明，以便要求海关对其货物按照相应的海关制度办理通关手续的法律文书。
（3）商检（法检）报告：商检报告简单来说就是商品检验报告，检验的内容包括商品的质量、规格、数量、重量、包装以及是否符合安全、卫生要求。法检报告，即法定检验报告，是指对于那些列入《出入境检验检疫机构实施检验检疫的进出境商品目录》的商品，必须经过出入境检验检疫机构的强制性检验检疫，并出具的报告。无特殊要求不需要商检（法检）报告的设备，需要出具情况说明。
（4）包装证明：若进口设备为非木质包装，需要出具非木质包装证明。如果进口设备含有木质包装，则需要提供相应的检疫证明或声明，证明木质包装已符合我国的检疫要求。
（5）保单：为防范国际货物运输中可能发生的损毁，对一些价值较高的货物，贸易商通常会办理保险。若未购买保险，需要出具情况说明。
（6）运单：在不同的运输方式中可能有不同的名称，如空运提单（Air Waybill）、海运提单（Ocean Bill of Lading）、多式联运提单（Multimodal Transport Document）等，是承运人或其代理人出具的，用于证明货物运输合同和货物已经由承运人接收或装载待运的法律文件。
10.部分缺设备铭牌。
特种设备（锅炉、压力容器（含气瓶）、压力管道、电梯、起重机械、专用机动车辆）、机电产品（传感器、机械装置、控制器、机器人、电子元器件、电器、办公设备、医疗设备、交通设备等）、制冷设备（压缩机、氨制冷系统、冷水机、真空泵、干燥机等）、其他需要标识的产品等。
设备铭牌是设备出厂时，贴在设备某个位置的加以说明设备的一个小标牌，它标注设备名称、商标、规格、型号、设备编号、出厂日期等内容。需拍照清晰并打印出来附质量证明材料后进行归档。
11.家具类产品缺环境检测报告。
家具类产品必须提供环境检测报告，且要求是具有资质的第三方检测机构出具的检测报告，检测内容主要是对环境空气中有毒有害挥发物含量是否超标进行检测。家具常见的有毒有害挥发物包括：甲醛、苯系物、TVOC等。
12.多台设备档案材料整理混乱。
以合同为单位，制式表格材料只需填写一份即可，表格内容涉及到“金额”通指“合同总金额”；随机材料需按照设备种类成套整理，比如，一个购销合同购买了打印机、电脑各一台，那么我们将打印机的装箱单、合格证、检测报告、说明书等随机材料整理、装订为一件材料，电脑的的装箱单、合格证、检测报告、说明书等随机材料整理、装订为一件材料。
