1.合格证为扫描件、合格证不规范
进场验收的材料应有生产厂家出具的质量证明文件，常见的质量证明文件即合格证。合格证应为原件，内容应体现原材料的名称、规格、型号、生产厂家、生产日期、检验日期、检验结果等关键信息。如果因特殊情况无法收集到合格证原件可采取以下处理方法：一是针对乳胶漆、卷材等合格证粘贴在外包装上的原材料，可拍照打印合格证，由经办人签字认可，加盖施工单位公章即可；二是针对合格证丢失的情况，可联系生产厂家重新出具原材料质量证明文件。需特别注意的是，项目中采购的设备如空调、配电箱、摄像头、计算机、水泵等，需按数量提供合格证。
2.签字盖章不齐全，盖章不清晰
归档的文件材料签字盖章应齐全，并确保填写签字日期。盖章应清晰不歪斜，如有印章不清晰的情况可在旁边空白处补盖章，不应叠盖。
3.检测报告不规范
检测报告应为原件，如提供复印件应注明原件存放处、供货单位经办人姓名及身份证号码、电话号码、经办日期，并加盖供货单位印章，同时施工单位应注明工程名称、使用部位、使用批量、接收人、进场日期。
4.文件材料不齐全
建设项目档案的具体归档范围可通过档案馆官网或档案馆微信公众号查看。具体路径如下：档案馆官网—归档指导—归档指南—【建设项目档案】归档范围及要求；档案馆微信公众号—业务指南—归档指南—基建档案（含归档范围、要求、归档表格）。
档案馆网址：https://dag.nwpu.edu.cn
5.工程合同签订日期、材料构配件进场日期、文件材料签字日期等时间逻辑混乱
工程合同签订日期、材料进场日期、文件材料签字日期等应与工程实际开竣工日期有对应的逻辑关系，如合同签订日期应早于开工日期，工程材料进场日期应早于竣工日期，文件材料签字日期应与实际施工情况一致。
6.文件材料未提供原件
归档的文件材料除企业营业执照、人员证书等资质类文件可提供复印件外，其余全部文件材料均应提供原件，如工程施工合同、竣工验收会议纪要、各类试验记录、竣工验收各方会签表等。需特别注意的是，提供复印件的文件材料应注明此文件材料原件存放地址。
7.文件材料填写不完整
归档的文件材料应填写完整，表格中所有内容均应填写，如验收结论、验收会议主持人、检查结果、审批意见、监理验收结论、监理意见等。需特别注意的是，如表格中有与本工程不相关的内容可划斜杠，不应空着。
8.竣工图折叠不规范，更改不到位
竣工图应完整、准确、规范、清晰、修改到位，真实反映项目竣工时的实际情况。归档的竣工图应按照手风琴式折叠，具体可参考《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T 10609.3）。按施工图施工没有变更的，由竣工图编制单位在施工图上逐张加盖并签署竣工图章。凡一般性图纸变更且能在原施工图上修改补充的，可直接在原图上修改，并加盖竣工图章。在修改处应注明修改依据文件的名称、编号和条款号，无法用图形、数据表达清楚的，应在图框内用文字说明，并由修改人签字认可，注明签字日期。
9.卷内目录格式不规范，责任者、日期、页次等填写不准确
卷内目录格式应从档案馆官网或档案馆微信公众号下载，具体下载路径参考问题4。责任者为每份文件的直接形成单位或个人，如合格证责任者为生产厂家，检验报告/复试报告责任者为实际检测单位。有多个责任者时，应选择两个主要责任者，其余用“等”代替。日期应填写文件的形成日期，竣工图填写编制日期，日期用八位阿拉伯数字表示，如20240901。页次应填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件应填写起止页号。
10.案卷封面格式不规范，案卷题名、起止时间、保管期限等填写不准确
案卷封面格式应从档案馆官网或档案馆微信公众号下载，具体路径参考问题4。案卷题名应包括工程名称、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容，如“xx工程施工管理、竣工验收综合材料（合同、施工组织设计等）”。需特别注意的是，案卷题名中的工程名称应与施工合同中的名称保持一致。起止时间为案卷内文件形成时间的最早和最晚时间，不是开竣工时间。保管期限分为：永久、定期30年、定期10年。当同一卷材料中有不同保管期限的文件时，该卷材料保管期限应从长。如材料中有合同、隐蔽记录、竣工图等，封面保管期限为永久。文件材料保管期限划分可从归档指南中获取，具体路径参考问题4。
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