各单位：
依据《西北工业大学档案管理办法》（办转档案字〔2021〕27号）《西北工业大学归档文件整理规则》文件规定，为确保学校2021年度文件归档工作顺利、按时完成，现将相关要求通知如下：
一、归档范围：
1.2021年1月至12月期间，学校党群、行政、教学、科研、基本建设、国有资产、产品生产、出版、外事、财会等各项管理工作中形成的具有保存价值的文件材料（纸质、电子、照片等载体形式）。
2.学校在教学、科研、管理工作中荣获的省部级以上集体获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等，以及校际交流中具有保存价值的实物（证书、奖牌、奖杯、锦旗）及实物清册；个人获省部级以上奖励的证书原件或复印件（归入个人档案）。
3.各单位2021年度以学校名义形成的校发文件，以及本单位形成的工作计划、总结、统计报表、规章制度、出版刊物、签订的合作协议、备忘录、重大活动中产生的文件材料（应成套整理）等，须加盖单位公章归档。（详细内容参见各单位归档范围）
4.其他往年应归档，但尚未归档的文件材料。
二、归档要求：
1.各单位兼职档案员要切实履行自己的工作职责，负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作，于4月30日前移交学校档案馆。
2.各单位负责本部门非密校发文件、签发单的打印及归档工作，同时负责本部门拟稿发文的涉密文件的归档工作，在检查文件材料的签章、附件齐全后进行归档。
3.学校办信息机要科负责2021年度学校外来公文归档工作，并向档案馆提供涉密、非密校发文件清单。
4.归档文件材料必须是原件，声像材料归档时应附文字说明，注明责任者、形成时间、内容等信息。
5.电子文件归档参照纸质文件归档范围，归档的电子文件以“文件编号”命名，没有“文件编号”的电子文件以“题名”命名。
6.个人获省部级以上奖励证书的复印件，需在复印件上手写“与原件一致”和鉴定的时间，并在手写字上加盖单位公章。
7.各单位归档材料应填写移交清单，非密纸质文件及电子文件填写“2021年度归档文件移交清单”（附件1），涉密文件填写“西北工业大学移交涉密载体受控单”（附件2），声像材料填写“声像档案移交清单”（附件3），证书、奖牌、奖杯等填写“实物档案移交清单”（附件4），并提供附件1、附件3、附件4电子版，电子版通过e-message发送档案馆相关联系人。
8.档案工作分管领导及兼职档案员发生调整的单位，填写“档案工作分管领导及兼职档案员情况登记表”（附件5），与归档材料一起归档。
9.请各单位兼职档案员及时通过EM加入“文书档案工作群”，方便联系工作。
三、注意事项：
1.通知中“加黑字体”请各单位留意，以免疏漏。
2.近期档案馆依照去年各单位归档工作情况，已向各单位征求归档范围修改意见，定稿将一对一转发各单位兼职档案员，方便开展归档工作。
四、学校办公室、档案馆联系方式:
为做好2021年度文件归档工作，学校办公室、档案馆将提供业务指导服务。请各单位兼职档案员及时与相关工作人员联系归档事宜，确保记载学校历史记录的文件材料“应归尽归、应管尽管”。
附件： 1.文件材料移交清单(2022版)
2.西北工业大学移交涉密载体受控单
3.声像档案移交清单（2022版）
4.实物档案移交清单（2022版）
5.档案工作分管领导及兼职档案员情况登记表
档案馆
2022年4月15日
