各学院：
为规范毕业生档案材料的归档、毕业生档案的转递工作，确保毕业生档案完整、规范，并准确、及时地寄送到单位，对毕业生档案转递前的准备工作通知如下：
一、毕业生档案材料归档范围及要求
1.毕业生档案材料归档范围：
（1）高等学校毕业生登记表；
（2）学生成绩登记表；
（3）党团材料：主要有《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、转正申请书、培养教育考察、外调函件、政审材料、自传、思想汇报、积极分子培养考察登记表、院党委（总支）对尚未发展的积极分子的培养考察意见教育考察材料等，《中国共产主义青年团入团志愿书》、入团申请书；
（4）奖惩材料：校级院级三好学生、优秀学生干部、专项奖学金获得者材料，省级、校级优秀毕业生材料，校级党、团表彰材料，获学校其他荣誉称号材料，处分材料等；
（5）自愿参加校医院体检的毕业生体检表（没有参加校体检的可以不装毕业生体检表）。
2.归档要求及注意事项：
（1）所有归档材料必须真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归档；
（2）毕业生档案材料在拿到档案馆之前，请将属于一个人的所有材料合在一起，用铅笔将学号标注在其合起来的材料封面的右上角，之后将每位学生的归档材料按学号顺序从小到大依次排好；
（3）凡缺少毕业生登记表及学生成绩登记表中的任一份材料，该毕业生的档案都不能寄出；
（4）因毕业生档案关系学生切身利益，望各学院务必重视，必须有专职老师带队，全程负责本学院毕业生档案转递工作，在转递工作结束后，由带队老师在档案馆履行签字移交手续；
（5）每个学院来档案馆进行档案材料归档和转递工作的人数，总数不超过10人、携带笔记本电脑两台。
二、档案材料归档、转递工作具体安排
1.7月2日开始，各学院按照规定时间到友谊校区档案馆101室进行归档、转递工作，各学院具体时间安排详见附件；
2.归档、转递同时进行。各学院在规定时间内，由学院本科生辅导员带队，统一将毕业生档案材料带到档案馆先进行归档，然后在档案馆老师指导下，按规定的转递流程进行现场发档。学院参与档案转递的人员应选派责任心强，工作认真负责的人员。在档案转递过程中，不得随意更改转递流程，不得随意取走、污毁档案材料，如有不明问题需及时向档案馆负责老师进行咨询；
3.档案转递详细流程，详见附件2，并请各学院提前复制好附件3中的excel毕业生档案转递表格，并严格按照流程发档；
4.因毕业生人数较多，请各学院严格按照时间安排前来办理档案转递工作。
三、与邮局工作交接和档案查询
7月中旬，由档案馆、邮政公司对毕业生档案进行再次核对、封装及邮寄。之后可在档案馆网站及档案馆微信公众号查询学生档案转递信息(具体查询时间另行通知)。
四、其它事项
1.档案馆联系人及咨询电话:耿坤88492473。
2.各学院发档时间如需调换，请于7月1日前与职业发展指导服务中心李秀联系（88494728，学院须自行联络、双方自愿）。
档案馆 学生处
2019年6月15日
附件1:各学院归档、发档时间安排表
附件2:毕业生档案归档、转递流程图
附件3:发档记录表
