各单位：
依据《西北工业大学档案管理办法》（办转档案字〔2021〕27号）《西北工业大学归档文件整理规则》文件规定，为确保学校2023年度文件归档工作顺利、按时完成，现将相关要求通知如下：
一、归档单位
按照2023年度原机构设置进行。
二、归档范围
1.2023年1月至12月期间，学校党群、行政、教学、科研、基本建设、国有资产、产品生产、出版、外事、财会等各项管理工作中形成的具有保存价值的文件材料（纸质、电子、照片等载体形式），详细内容参见各单位归档范围。
2.学校在教学、科研、管理工作中荣获的省部级以上集体获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等，以及校际交流中具有保存价值的实物（证书、奖牌、奖杯、锦旗）及实物清册；个人获省部级以上奖励的证书原件或复印件。
3.其他往年应归档，但尚未归档的文件材料。
三、归档要求
1.各单位兼职档案员要切实履行自己的工作职责，负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作，于5月30日前移交学校档案馆。
2.各单位负责本部门非密校发文件、签发单的打印及归档工作，同时负责本部门拟稿发文的涉密文件的归档工作，在检查文件材料的签章、附件齐全后进行归档。
3.各单位形成的工作计划、总结、统计报表、规章制度、出版刊物、签订的合作协议、备忘录、重大活动中产生的文件材料（应成套整理）等，须加盖单位公章归档。
4.党政办信息机要科负责2023年度学校外来公文归档工作，并向档案馆提供涉密、非密校发文件清单。
5.归档文件材料必须是原件，声像材料归档时应附文字说明，注明责任者、形成时间、内容等信息。
6.电子文件归档参照纸质文件归档范围，归档的电子文件以“文件编号”命名，没有“文件编号”的电子文件以“题名”命名。
7.个人获省部级以上奖励证书的复印件（归入干部人事档案），需在复印件上手写“与原件一致”和鉴定的时间，并在手写字上加盖单位公章。
8.各单位归档材料应填写移交清单，非密纸质文件及电子文件填写“文件材料移交清单”（附件1），涉密文件填写“西北工业大学移交涉密载体受控单”（附件2），声像材料填写“声像档案移交清单”（附件3），证书、奖牌、奖杯等填写“实物档案移交清单”（附件4），并提供附件1、附件3、附件4电子版，电子版通过e-message发送档案馆相关联系人。
四、注意事项
1.通知中“加黑字体”请各单位留意，以免疏漏。
2.近期档案馆将一对一联系各单位兼职档案员，转发归档范围，方便开展归档工作。
五、党政办公室、档案馆联系方式
为做好2023年度文件归档工作，党政办公室、档案馆将提供业务指导服务。请各单位兼职档案员及时与相关工作人员联系归档事宜，确保记载学校历史记录的文件材料“应归尽归、应管尽管”。
档案馆
2024年4月3日
