西北工业大学档案馆共有三个全宗。分别是西北工学院档案全宗（1938年-1957年）、西安航空学院档案全宗（1952年—1957年）、西北工业大学档案全宗（1957年至今）。档案馆为方便利用档案开辟了多种检索途径，档案采用了计算机和手工两种检索手段，现有案卷目录、卷内目录、文件级卡片、专题卡片、文件尾号表、编研材料等检索工具。
（一）、立档单位概况
1938年7月，国民政府教育部命迁至四川三台的东北大学工学院，和迁至甘肃天水的私立河南焦作工学院与西北联合大学工学院，合并组成国立西北工学院。校址设在陕西省城固县古路坝。抗日战争胜利后，1946年夏，奉教育部令，国立西北工学院本部迁至陕西省咸阳火车站北缘，一年级分院迁至西安早慈巷。至1955年10月，咸阳总院共占地1113亩。
1948年5月13日咸阳解放，5月26日中国人民解放军西安市军事管制委员会委派代表，接管国立西北工学院。8月底，西安分院撤销，一年级师生迁回咸阳本部。解放初期，仍沿用国立西北工学院的名称。1950年12月，奉命改名为西北工学院。
1950年1月，学校受西北军政委员会教育部直接领导。
1955年7月4日，高等教育部通知，国务院决定从1956年暑期起，将西北工学院改建为国防工业性质的学校，并划归第二机械工业部主管。
1957年夏，二机部与高教部共同提出，经国务院决定：西北工学院与西安航空学院合并，定名为西北工业大学，仍受二机部主管。校址定在原西安航空学院。
（二）、全宗概况
全宗共有1938-1957年的文书档案502卷。其中：永久卷327卷，长期卷175卷。档案采用年代—组织机构分类法分类。
（三）、档案工作状况
西北工学院没有设立专门的档案工作机构。没有统一的档案管理办法。各类文件材料分别由党办、院办及有关业务部门分散保管。因此档案失散较多，保留下来的文件材料也未分类整理，内容庞杂。
1957年并校成立西北工业大学，没有对西北工学院的档案进行清理。1963年西北工业大学校长办公室集中进行了一次整理。1979年9月4日，西北工业大学文书档案室将西北工学院1949年以前的档案材料1261卷，向陕西省档案局移交进馆。1989年初，根据航空工业部航办（1985）998号文件的通知精神，西北工业大学开展了文书档案进馆整理工作。在校长办公室领导下，综合档案科组织人力，对西北工学院1949-1957年的文书档案213卷，进行直接鉴定。从中整理出重要的、保存价值大的文件材料，重新组成进馆文书档案117卷，向航空工业部陕南档案馆移交进馆。整理后的档案，将五十年代右边装订改为左边装订，对字迹不符合要求的材料进行了复印，对破损的文件进行了修裱。
（一）、立档单位概况
西安航空学院，即原华东航空学院，是1952年10月，由交通大学、南京大学、浙江大学三校的航空系合组建立的，设飞机系和发动机系，每系都设有设计与制造两个专业。院址设在南京卫岗。
1953年10月，中共浙江省委派寿松涛到院全面主持工作。1955年1月，国务院正式任命寿松涛为院长（后兼任院党委书记）。
1955年6月，高等教育部正式通知华东航空学院，经国务院批准，决定将华东航空学院迁往西安。 1956年8月，华东航空学院搬迁西安，改名为西安航空学院。院址西安市西南郊西缘，征地818亩。
1957年夏，二机部与高教部共同提出，西安航空学院与西北工学院合并，成立一所综合性的国防工业大学，定名为西北工业大学。校址定在西安原西安航空学院院址，仍隶属第二机械工业部。
（二）、全宗概况
全宗共有1952-1957年的文书档案176卷。其中：永久卷48卷，长期卷128卷。档案采用年代—组织机构分类法分类。
（三）、档案工作状况
西安航空学院没有设立专门的档案工作机构，各类文件材料分别由党办、院办及有关业务部门分散保管。迁至西安以后，1957年上半年院长办公室组织人力将部门保管的文件材料收集起来，集中整理。按照教学年度整理的档案，采用教学年度—组织机构分类法。
1989年初，根据航空工业部航办（1985）998号文的通知精神，西北工业大学开展文书档案进馆整理工作。在校长办公室的领导下，综合档案科组织人力，对西安航空学院（含华东航空学院）1952—1957年的文书档案176卷，进行直接鉴定。从中整理出重要的、保存价值大的文件材料，重新组成进馆文档52卷，向航空工业部陕南档案馆移交进馆。整理后的档案，将五十年代右边装订改为左边装订，对字迹不符合要求的材料进行了复印，对破损的文件进行了修裱。
（一）、立档单位概况
西北工业大学是根据国务院（1957）习字第110号文件的批准，于1957年10月5日，由西北工学院和西安航空学院合并成立，校址设在西安市友谊西路127号。
西北工业大学坐落在古城西安,是我国惟一一所以发展航空、航天、航海工程教育和科学研究为特色,以工理为主，工、理、管、文、经、法协调发展的研究型、多科型和开放型的科学技术大学。1960年10月，西北工业大学被国务院确定为全国重点大学；“七五”和“八五”期间，均被国务院列为全国重点建设的15所院校之一；“九五”期间，学校首批进入国家“2ll工程”立项建设，成为全国21所国家重点建设的高校之一。是全国首批设立研究生院的33所高校之一。
（二）、全宗概况
西北工业大学1957-2007年各类档案共有9万余卷。档案1993年以前采取年代—组织机构分类法分类。1994年以后，采用《高等学校档案实体分类法》分类。
（三）、档案工作状况
西北工业大学成立时，设有档案室，隶属党委办公室领导,有1名专职档案管理人员。1982年3月，全国档案工作整顿验收之际，充实了两名文书档案管理人员。1983年1月，为了创建科技档案工作，又充实了两名科技档案管理人员。1983年12月8日，学校成立了综合档案科，下设文书档案室和科技档案室，隶属校长办公室领导，有5名档案工作人员。随着学校档案工作的发展，1986年，科技档案室增加1名档案工作人员。1995年5月，学校成立了档案馆，副处级建制，挂靠在校长办公室，有7名专职档案工作人员。2001年10月，学校将档案馆调整为独立直属的副处级建制单位。2002年9月，人事档案室并入档案馆。2006年12月，学校成立校史馆，与档案馆按照一个实体、两块牌子运行。2018年4月学校成立校史研究中心，校史馆纳入学校党委宣传部统一管理。档案馆现有工作人员15人，建筑面积1740平方米，库房面积1020平方米，安装有完善的电子监控设备、消防报警设备，配有档案密集架以及各种配套设备。近年来，利用现代化管理手段，编制各种编研材料，为利用档案提供多种便捷途径。截至2018年底，共编写《全宗介绍》、《学籍信息汇编》等一次、二次、三次编研材料16种，43册。
西北工业大学档案馆在工作中大力拓展档案服务功能，贯彻 “教学、科研、管理工作延伸到哪里，档案工作服务到哪里”的工作理念，已逐步建设成“四个基地、一个中心”，即学校重要档案的保管基地、校史研究基地、爱国主义教育基地、为学校各项工作提供依据性材料基地、档案信息资源的开发利用中心。
