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【文书档案】归档范围及要求

发表时间:2020年10月25日 浏览量:

一、归档范围

文书档案是各职能部门、科研及产学研单位、服务保障单位、教学及学术支撑单位在学校党群、行政、教学、科研、基本建设、国有资产、产品生产、出版、外事、财会等各项管理工作中形成的具有保存价值的文件材料,归档范围各异,各单位请遵照本单位归档范围开展文书档案归档工作。

二、归档要求

1.各单位兼职档案员要切实履行自己的工作职责,负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作。

2.各单位负责本部门非密校发文件、签发单的打印及归档工作,同时负责本部门拟稿发文的涉密文件的归档工作,在检查文件材料的签章、附件齐全后进行归档。

3.学校办信息机要科负责学校外来公文归档工作,并向档案馆提供涉密、非密校发文件清单。

4.归档文件材料必须是原件,声像材料归档时应附文字说明,注明责任者、形成时间、内容等信息。

5.电子文件归档参照纸质文件归档范围,归档的电子文件以“文件编号”命名,没有“文件编号”的电子文件以“题名”命名。

6.个人获省部级以上奖励证书的复印件,需在复印件上手写“与原件一致”和鉴定的时间,并在手写字上加盖单位公章。

7.各单位归档材料应填写移交清单,相关格式以每年下发的“年度文件归档通知”要求为准。

8.档案工作分管领导及兼职档案员发生调整的单位,需填写“档案工作分管领导及兼职档案员情况登记表”下载,与归档材料一起归档。

9.请各单位兼职档案员及时加入“西工大文书档案工作群”(QQ群号:731164451),方便联系工作。