一、外事档案归档范围
（一）纸质文件
1.本校有关外事工作的文件材料，向上级机关的请示、报告及上级批复（永久）
2.本校外事工作重要会议记录、规章制度（永久）
3.本校外事工作年度计划、总结、报告等（永久）
4.外事工作大事记、简报等（定期30年）
5.外事工作会议材料（定期30年）
6.上级对出国（境）人员的有关文件材料（规定、实施细则、规章制度等）（定期30年）
7.出国（境）考察、访问、讲学、工作、合作研究、培训、援外等人员报批材料（定期30年）
8.上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件（定期30年）
9.外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料（请示、报告及批件、来往函件、名单、接待计划、总结等）（定期30年）
10.聘请外籍专家、学者来校讲学的材料（定期30年）
11.本校与国（境）外校际合作交流的协议、合同、项目纪要材料（永久）
12.本校重大外事活动的有关文字材料（定期30年）
13.授予外籍人员名誉称号的材料（永久）
14.国际会议的有关材料（定期30年）
二、外事档案归档要求
1.外事档案由外事文件材料形成部门立卷。
2.国际合作处兼职档案员应根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生新内容，编制归档类目。
3.归档的文件材料应保持字迹工整、格式统一、签字手续完备。书写和载体使用符合归档文件材料质量要求。
4.外事文书类档案以件为单位进行整理；其它档案以卷为单位进行整理。
5.档案移交需填写文件材料移交清单，一式两份，移交文件材料同时移交相应的电子文件。外事文书类档案应当在次学年6月底前归档。
三、温馨提示
1.外事档案业务办理地点：档案馆238室，联系电话：029-88493679。
2.为进一步提高服务水平与质量，归档可以提前电话咨询预约。
