第一章 总则
第一条 为进一步完善档案馆领导体制和工作机制，充分发挥档案馆领导班子的作用，提高档案馆决策制度化、规范化、民主化、科学化水平，结合档案馆实际，制定本规则。
第二条 坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，自觉做到“两个维护”，牢固树立“四个意识”，履行政治责任，围绕推动学校改革发展创优，紧密联系档案、校史业务实际，把握好讨论决定重要事项中的政治原则、政治立场、政治方向，把好政治关。
第三条 遵循民主集中制原则，坚持“三重一大”决策事项前置程序和要求，实行党政集体领导、分工合作、协调运行、共同负责的工作机制，通过馆务会议集体讨论和决定本单位重要事项，确保议事内容科学有效，议事程序严密规范。
第二章 组成人员及列席人员
第四条 馆务会议组成人员为馆领导、科室负责人；其他有必要参会人员列席会议。具体参会人员可根据会议议题内容调整，列席会议人员可以发表意见，但是没有表决权。办公室负责馆务会的组织工作，并指定专人负责会议记录。
第三章 议题确定程序
第五条 馆务会研究的有关议题，相关科室提前做好准备，科室负责人会前向馆长汇报，馆长根据实际决定是否纳入会议议题，也可在一定范围内沟通酝酿。议题确定后原则上不得在会议期间临时增加议题。未经档案馆主要负责人共同审定的议题不得上会讨论决定。
第四章 议事范围
第六条 按照“三重一大”决策事项要求，馆务会议议事范围包括下列重要事项：
（一）学习贯彻党的理论、路线、方针、政策，贯彻执行学校党委、行政的决议、决定和工作部署，研究制定工作方案并讨论解决在贯彻执行中遇到的突出问题。
（二）落实党风廉政建设、思想政治工作、意识形态、安全稳定、保密等工作中的重要问题、重大举措和重要事项。
（三）馆内战略规划、重大改革方案及档案馆管理和运行的规章制度。
（四）馆内人才培养、人才队伍建设、档案服务、办公效率提高等工作方面的实施方案和重要举措。
（五）讨论决定馆内设机构设置、调整及其负责人的任免，确定馆门分工，落实责任机制。
（六）馆内各类人员的岗位聘任、岗位考核、考勤管理等人事工作中的重要问题。
（七）馆年度工作计划和工作总结，阶段性重要工作和活动的安排。
（八）馆年度财务预算、决算情况和预算执行情况，重要资产处置、重要办学资源配置以及大额度资金的调动和使用。2万元以上维修改造、购置项目的立项、预算以及2万元以上的资金支付。
（九）向学校请示、报告的有关重要问题。
（十）其他需要馆务会议集体决定的重要事项。
第五章 议事规则
第七条 馆务会议实行例会制度，定期召开，原则上每月至少召开1次。特殊情况下由馆长决定是否临时召开会议。
第八条 馆务会由馆长主持。
第九条 召开会议有关规定。
（一）馆务会议实行一题一议。会议议题均须会议组成人员充分讨论，按照民主集中制的原则集体研究决定。会议组成人员应认真研究会议相关材料，准备提供会议讨论的意见和建议。会上要充分发表意见，明确表态是否同意、或者缓议、保留意见。馆长应当最后发表意见，根据集体研究意见进行总结并形成决定。
（二）馆务会必须有半数以上组成人员到会方能召开；讨论决定表决事项时，应有三分之二以上组成人员到会方能召开。表决事项时，以超过应到会组成人员的半数同意为通过。
（三）对重要问题意见分歧较大或发现有重大情况需要调查研究的，应缓议待重新调查研究后重新提报会议研究。
第十条 会务工作规定。
（一）会议的通知、组织、记录等会务工作由办公室负责。
（二）除临时召集的会议外，办公室提前1天通知参会人员。
（三）各科室提出的会议议题，经馆长同意纳入会议议题后，提议部门应提前2天将相关资料汇总到办公室后由办公室送会议组成人员参阅。对于档案馆的重大决策或者涉及师生员工切身利益的重大问题，一般应由议题提出部门应提前3天将相关资料汇总到办公室后由办公室送会议组成人员论证。参会人员对相关资料中的有关问题，议题提出部门应在会前予以解释说明。
（四）会议原始记录应包含议决事项、参与人员及其意见、表决情况、结论等内容，要定期登记造册，存档备查。会后根据情况形成会议纪要，由档案馆负责人审定签发。会议纪要撰写应清晰全面，体现议决事项及议决内容。
（四）会议作出的决定、决议，由办公室向因故未参加会议的人员通报情况。
（五）除涉密内容以外，会议纪要须通过适当方式在馆内公布和通报，接受民主监督。
第十一条 参加会议人员应自觉维护馆务会议的严肃性和权威性，按时参会。确因病、因事或其他特殊原因无法到会的，应提前向馆长请假。
第十二条 建立馆务会决策回避制度。如涉及本人利益或亲属利害关系，或其他可能影响公正决策的情形，参与决策人员和列席人员应当回避。
第十三条 参会人员要遵守保密纪律，对馆务会议讨论的情况，在形成决议并正式执行之前，不得以任何形式对外泄露。
第十四条 对会议决定的事项如需变更、调整，应根据决策程序召开馆务会议进行复议。
第十五条 需要馆务会议讨论决定、但因特殊情况应紧急处理、作出决定的事项，馆内主要负责人应在事后向馆务会议报告。
第十六条 馆务会议定事项或形成的决定、决议，全体会议组成人员要根据分工认真执行，并督促有关人员贯彻落实，帮助解决执行中出现的有关问题。参与决策人员对集体决策有不同意见，可以保留意见，也可以向上级报告，但在行动上必须执行，并以会议的决定对外表态。
第六章 议定事宜的落实与督办
第十七条 对所决定的有关事项，如在执行中发现新问题、出现新情况或不同意见，难以贯彻落实的，应及时向档案馆主要负责人汇报。在馆长办公会议对该问题作出新的决定之前，不得更改会议要求。
第十八条 加强对馆务会议重大决策实施情况的跟踪和绩效评估，确保决策实施的合理性、有效性。每学期至少向全馆通报一次馆务会议议定事项的落实情况。
第七章 附则
第十九条 本规则适用于西北工业大学档案馆，本规则由档案馆负责解释，并上报机关单位备案。
第二十条 本规定自公布之日起实施。2011年1月7日公布的《西北工业大学档案馆馆务会议事规则（试行）》（档字〔2011〕1号）同时废止。
