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关于开展2019届硕士毕业生档案转递工作的通知

发表时间:2019年03月27日 浏览量:

各学院:

为规范毕业生档案材料的归档、毕业生档案的转递工作,确保毕业生档案完整、规范,并准确、及时地寄送到单位,对毕业生档案转递前的准备工作通知如下:

一、毕业生档案材料归档范围及要求

1.毕业生档案材料归档范围:

(1)毕业研究生登记表;

(2)研究生成绩登记表;

(3)党团材料:主要有《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、转正申请书、培养教育考察、外调函件、政审材料、自传、思想汇报、积极分子培养考察登记表、院党委(总支)对尚未发展的积极分子的培养考察意见教育考察材料等,《中国共产主义青年团入团志愿书》、入团申请书;

(4)奖惩材料:校级院级三好学生、优秀学生干部、专项奖学金获得者材料,省级、校级优秀毕业生材料,校级党、团表彰材料,获学校其他荣誉称号材料,处分材料等;

(5)西北工业大学普通高等教育全日制研究生在校学习基本情况表;

(6)自愿参加校医院体检的毕业生体检表(没有参加校体检的可以不装毕业生体检表)。

2.归档要求及注意事项:

(1)所有归档材料必须真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的,盖章签字后方能归档;

(2)毕业生档案材料在拿到档案馆之前,请将属于一个人的所有材料合在一起,用铅笔将学号标注在其合起来的材料封面的右上角,之后将每位学生的归档材料按学号顺序从小到大依次排好;

(3)凡缺少毕业研究生登记表及研究生成绩登记表中的任一份材料,该毕业生的档案都不能寄出;

(4)因毕业生档案关系学生切身利益,望各学院务必重视,必须有专职老师带队,全程负责本学院毕业生档案转递工作,在转递工作结束后,由带队老师在档案馆履行签字移交手续;

(5)每个学院来档案馆进行档案材料归档和转递工作的人数,总数不超过10人、携带笔记本两台。

二、档案材料归档、转递工作具体安排

1.4月9日开始,各学院按照规定时间到友谊校区档案馆101室进行归档、转递工作,各学院具体时间安排详见附件;

2.归档、转递同时进行。各学院在规定时间内,由学院研究生辅导员带队,统一将毕业生档案材料带到档案馆先进行归档,然后在档案馆老师指导下,按规定的转递流程进行现场发档。学院参与档案转递的人员应选派责任心强,工作认真负责的人员。在档案转递过程中,不得随意更改转递流程,不得随意取走、污毁档案材料,如有不明问题需及时向档案馆负责老师进行咨询;

3.档案转递详细流程,详见附件2,并请各学院提前复制好附件3中的excel毕业生档案转递表格,并严格按照流程发档;

4.因毕业生人数较多,请各学院严格按照时间安排前来办理档案转递工作。

三、与邮局工作交接和档案查询

4月下旬,由档案馆、邮政公司对毕业生档案进行再次核对、封装及邮寄。之后可在档案馆网站及档案馆微信公众号查询学生档案转递信息(具体查询时间另行通知)。

、其它事项

1. 档案馆联系人及咨询电话:耿坤 88492473。

2.各学院发档时间如需调换,请于4月8日前与职业发展指导服务中心李秀联系(88494728学院须自行联络、双方自愿)。

档案馆  学生处

2019年3月27日