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【整改提升】档案馆:春风化雨传文明,润物无声助发展

发表时间:2019年12月25日 浏览量:

走进档案馆,一排排档案分门别类、纤尘不染;档案整理、接待利用、修复保护……紧张有序;大家看似普通的在我们这儿都是宝贝,被我们梳洗打扮、悉心珍藏,可谓鉴貌辨色、规矩方圆、前轨可迹、古为今用。这一切都生动诠释着档案馆一丝不苟、精益求精的工作态度与敬业务实、科学严谨的工作作风。

档案馆按照学校作风建设“整改提升年”的工作要求,结合“不忘初心,牢记使命”主题教育,牢固树立服务意识,积极探索新思路,制度先行明确档案管理“硬标准”,信息化领航点燃档案服务“新引擎”,多管齐下夯实档案管理“软实力”,讲好档案故事展现档案管理“新气象”,多措并举推动档案服务工作开创新局面,档案管理水平得到新提高,档案资源建设再创新业绩,档案信息化建设迈出新步伐,档案编研取得新成果。

一、制度先行,明确档案管理“硬标准”

档案馆持续开展管理制度“废改立”工作,通过建章立制,构建长效机制,明确档案管理“硬标准”。

  • 完善制度规范。修订、完善了25项制度规范,编印了《档案工作规范与实践》。

  • 优化办事流程。全面梳理了所有面向学生、校友、教师及其他单位的服务事项,在简化、提效上下功夫,优化、完善办事流程10项。

  • 编印服务指南。针对仪器设备档案、科研项目档案、实物档案、学生档案转递、公开档案查借阅等6项工作,编印了相应的《档案服务指南》。

  • 严格服务准则。制定了《档案馆服务准则》和《档案馆服务承诺》,强化办事行为“六个严禁”,严格推行首问负责制和限时办结制。对档案信息服务中心的窗口服务在形象仪表、文明用语、服务态度和服务技能方面都明确了标准,要求查档服务做到“四个心”:热心、细心、耐心、真心;达到“五个标准”:制度标准、台账标准、调卷标准、卫生标准、安全标准。

说明: 服务承诺         说明: 流程图

说明: 书                                  说明: 7a5f37c9fb4dcba4c2eb8cc421c52a8

二、信息化领航,点燃档案服务“新引擎”

档案馆不断创新服务机制,拓展档案服务功能,变要我服务为我要服务,变被动服务为主动服务,牢固树立“热心、细心、耐心、真心”的“四心”工作标准和服务理念,不断提升服务质量。专门设置了档案信息服务中心,负责非涉密档案的查、借阅工作。

在进一步完善窗口查档、电话查档、网络查档等服务方式的同时,开辟了网上档案服务大厅,构建档案应用服务平台,推出“档案服务一点通”,开通网上预约办理系统,积极开展自助查档、远程查档、无时限查档和馆际查档服务,实现了中英文成绩单办理、学生档案转递、办理档案证明材料、查阅公开档案等业务的“一窗办、简化办、马上办”,让师生“最多跑一次”。

说明: 服务大厅1

在今年19200余人次、68500余卷(件)的档案利用过程中,我们为每一位来访者、利用者提供了“态度最好”“效率最高”“程序最简”的优质服务,以实际行动践行“五个以”的办学理念,赢得了师生的高度认可。

说明: 自助服务平台说明: 微信服务平台,说明: 服务大厅2

三、多管齐下,夯实档案管理“软实力”

档案馆紧紧围绕学校工作大局,服务中心工作,不断拓展档案服务领域,多管齐下,努力做到学校各项事业和改革发展覆盖到哪里,档案工作就跟进到哪里,档案服务就延伸到哪里,充分发挥档案工作资政特殊作用。

按照“五位一体”即爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、学校历史信息公开中心、电子文件管理中心的功能定位,档案馆树立“大档案”意识,按照“存量数字化、增量电子化”的要求做好档案接收、收集或征集工作。

牢固树立“档案先行”意识,实行对口业务专人联系制度,先行介入对上游工作的管理,紧盯学校重要工作和部署,变事后搜集材料为事前介入、事中参与,主动进行“前端控制”、“中端引导”。2019年在“不忘初心牢记使命”主题教育、新建机构档案管理、固定资产档案管理、设备档案管理、建设项目档案管理、文书档案管理、合同及招标档案管理等方面先行介入,进一步规范了流程、减轻了归档工作量、提高了管理水平。

在陕西省档案馆、航空工业档案馆的大力支持下,经过多次协调沟通,通过数字化的形式收回了因历史原因移交给陕西省档案馆和航空工业档案馆的学校1938至1970年期间的重要珍贵历史档案,使得学校三个全宗档案全部收集完整,为做好校史研究提供了重要支撑。

                   

四、讲好档案故事,展现档案管理“新气象”

档案馆注重加强档案的开发利用工作,深入挖掘档案背后的故事,让尘封的档案重新发光、发亮。一年来,以“原来档案会说话”为主题,紧扣新中国成立70周年、五四运动100周年、人才培养大讨论等重要时间节点和重要工作,充分挖掘馆藏资源的育人价值,讲好档案背后的故事。

建设了“原来档案会说话”主题党员活动室、“工大掌故”文化长廊、珍藏档案特藏室;

为刘胜、金壮龙、张平、罗琦、杨伟、唐长虹、樊会涛等26位知名校友编撰了“回望那些记忆”档案纪念册;

举办了“新中国的记忆--校刊中的国庆记忆”“毕业生档案那些事”“纪念五四运动一百周年工大学子青春回眸图片展”“壮丽70年•奋斗新时代档案图片展”等主题展览;

编撰了《立德树人在路上--西北工业大学教育教学改革历程(1958-2019)》《图说校史(1938-2018年)》《纪念五四运动一百周年工大学子青春回眸画册》;

说明: 编研说明: 特藏室

说明: 展览说明: 走廊1

春风化雨传文明,润物无声助发展。优质服务只有逗号,没有句号。档案馆将一如既往,从细小处入手、在经常上用力、向持久性进发,实现作风建设制度化、规范化、常态化、长效化。以满腔的热诚和优质的服务,书写更加精彩的档案故事!

撰稿:土红莉、刘碧珊 审核:刘朝亚