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关于做好2018年度文件归档工作的通知

发表时间:2019年09月17日 浏览量:

各单位:

为确保学校2018年度文件归档工作顺利、按时完成,现将相关要求通知如下:

一、归档范围:

1.2018年1月至12月期间,学校党群、行政、教学、科研、基本建设、国有资产、产品生产、出版、外事、财会等各项管理工作中形成的具有保存价值的文件材料(包括纸质、电子、照片等载体形式)。

2.学校在教学、科研、管理工作中荣获的省部级以上集体获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等,以及校际交流中具有保存价值的实物,或证书、奖牌、奖杯、锦旗及实物清册。

3.个人获省部级以上奖励的将证书原件或电子版提供部门兼职档案员一并归个人人事档案。(注:奖励证书复印件,需在复印件上手写“与原件一致”和鉴定的时间,并在手写字上加盖学院或部门公章。)

4.各单位2018年度以学校名义形成的红头文件(上报和下发文),以及形成的工作计划、总结、统计报表、规章制度、出版刊物、签订的合作协议、备忘录、重大活动(附件1)中产生的文件材料(应成套整理,如有不清楚的可咨询档案馆并帮助整理)等,须加盖单位公章归档。

5.其他往年应归档,但尚未归档的文件材料。

二、归档要求:

1.各单位兼职档案员要切实履行自己的工作职责,负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作,于11月1日前移交学校档案馆。任何单位和个人不得据为己有。

2.学校办公室负责2018年度学校涉密文件和非密外来文、党委常委会会议材料、校长办公会会议材料、党委理论学习中心组会议材料、现任校领导讲话材料(除正式稿外,须将手稿、草稿、记录稿一并归档)以及归档范围要求的其他材料的移交归档工作。

3.请各单位9月16日后先联系学校办公室机要室领取本部门以学校名义形成的红头文件(上报和下发文),确保文件材料的签章、附件齐全,方可归档。

4.归档文件材料必须是原件,声像材料归档时应附文字说明(注明责任者、形成时间、内容等信息)。

5.各单位归档材料应填写移交清单,涉密与非密文件移交清单须分开填写,并提供非密文件移交清单电子版(附件2),非密文件移交清单电子版通过e-message发送档案馆相关联系人。

三、学校办公室、档案馆联系方式

为做好2018年度文件归档工作,学校办公室、档案馆将提供一切指导服务。请各单位兼职档案员及时与相关工作人员联系归档事宜,确保记载学校历史记录的文件材料“应归尽归、应管尽管”。

档 案 馆

2019年9月16日