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人物类档案工作规范
2015-10-09 15:11  

一、人物档案工作的基本原则

(一)凡在我校和曾在我校工作过的享受国务院特殊津贴者(包括对国家有突出贡献的中青年专家、省拔尖人才)、全国人大代表、全国政协委员、全国劳动模范和中国科学院院士、中国工程院院士。这些人物在教学、科研及社会活动中形成的具有保存价值的文字材料、声像材料和实物等,均属人物档案。

(二)人物档案是记录和反映学校发展过程中著名人物的重要资料和凭据,是学校档案的重要组成部分。

(三)为尊重知识、尊重人才,继承和发展科学文化成果,全面反映我校历史面貌,人物档案实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

(四)人物档案是一种比较特殊的档案,它是以人物为中心,收集人物在历年有关重要活动中产生的材料。有关部门的专(兼)职档案人员在所属的范围内,应随时把有关人物的材料收集齐全移交到学校档案馆,以确保人物档案的完整性。

(五)“人物”一经确定,人物所在的部门要有一位领导分管人物档案工作,由所在部门的专(兼)职档案人员负责收集、积累、整理、归档。“人物”本人或亲属等也可提供相关资料,使人物档案不断丰富、充实。

(六)努力实现学校的人物档案集中管理和科学化管理,大力开发信息资源,充分发挥人物档案在学校的教学、科研、管理及师生的思想教育中的作用。

二、人物档案归档原则、主要内容、重点和来源

各归档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围,收集文件材料。

(一)归档原则:归档的人物材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。归档的人物材料必须反映各类著名人物在重大活动中的全过程,保证材料的完整、准确、系统。归档的人物材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,体现人物在某个学科领域、有较深造诣和突出成就的特点。

(二)归档的主要内容:包括人物的生平、简历、传记,人物撰写和与他人合作撰写的正式发表的著作、译著、论文、译文,各种笔记、手稿、证书、证章等有价值的文件材料,具体范围见《西北工业大学人物类档案归档范围》。

(三)归档的重点:人物在教学、科研、党政管理以及社会实践各个环节活动中形成的有影响的不同载体的文件材料,尤其要同人物的特殊身份相吻合。

(四)归档材料来源

“人物”本人是“人物档案”归档材料来源的主要对象,人物所在的单位、宣传等部门,凡有形成不同载体的人物档案的部门,都是人物档案材料来源之处,其他包括人物的家属、亲朋好友以及秘书、学生等有关人员,要配合档案馆的工作人员,做好人物档案的宣传、征集工作。

三、人物材料的立卷和归档流程

(一)立卷分工

学校实行由文件材料形成或文书处理部门立卷归档制度,人物本人或亲属及人物所在的单位、宣传等部门均为立卷人或立卷单位。根据归档范围,收集各年度,由本人或本单位形成的档案材料,分工归口立卷。

(二)形成积累

1、各立卷人或单位兼职档案员应注意归档材料的积累和保管,将个人的有关材料收集整理放入材料积累袋内,并随时检查归档材料是否完整、系统、准确,及时进行补充。

2、档案馆工作人员随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好文件材料的积累工作。

3、经档案馆检查认可后,将归档材料加以整理,按彼此之间的自然联系进行系统排列,放入案卷内,拟出标题,编好卷内目录。

4、归档的人物档案应保持字迹工整、格式统一、签字手续完备。书写和载体使用符合《西北工业大学归档文件材料质量要求》

(三)归档移交

1、人物档案移交需填写文件材料移交清单,一式两份,移交文件材料同时移交相应的电子文件。

2、归档时间:一年可分两次移交人物档案,上半年为6月,下半年为12月,亦可根据材料数量,一定时间集中归档。

3、需要补充的文件材料整理后应及时向档案馆移交, 若需要对档案馆归档的文件材料进行修改,必须经所在部门主管领导的批准,否则,不得修改任何文件材料。修改时必须填写“修改申请表”, 连同修改的文件材料一并归档。

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