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声像载体类档案工作规范
2015-10-08 08:13  

一、声像档案工作的基本原则

(一)凡是反映学校教育活动和历史发展,具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案。学校与声像档案有关的各归档文件整理单位均属声像档案归档文件整理单位。

(二)声像档案的主体是声像载体材料。声像载体材料的记录反映形式以及制作方法、保管条件、利用方式均和纸质载体不同,必须遵循声像载体的特点和规律,进行特殊整理和特殊管理。

(三)声像档案必须实行集中统一管理,确保档案的完整、准确、系统、安全,便于开放和利用。声像档案形成数量大、利用率高的部门,经批准可设声像档案分室。

(四)声像档案工作必须纳入学校有关部门的管理制度中,与各项管理工作紧密结合,实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。

(五)学校分管档案工作的各归档文件整理单位负责人,同时应分管本单位的声像档案工作,各归档文件整理单位的兼职档案员,应协同学校档案馆认真做好声像档案的积累、立卷和移交工作。

(六)声像档案工作应列入学校的发展计划,在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上予以特殊保证。

二、声像档案归档原则、主要内容、重点和不归档范围

各归档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围,收集文件材料。

(一)归档原则:归档的学校在各项活动中形成的、或校外形成与学校有关的声像载体材料,必须对学校、社会有史料和研究价值,有参考和凭证作用;能够反映声像制作活动的全过程,保证完整、准确、系统;必须遵循其自然形成规律,保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系和成套性,符合声像工作的特点。

(二)归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面,具体范围见《声像类档案归档案范围和保管期限表》。

(三)归档的重点是学校各项活动中直接形成的声像载体材料.尤其是声像载体材料的原件。

(四)不归档文件材料的范围

1、不能反映学校工作、活动的声像材料;

2、音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料;

3、重份声像材料。

以上不归档材料如认为必要,也可自行作资料暂存。

三、声像档案的部门立卷和归档流程

(一)立卷分工

学校实行由文件材料形成或文书处理部门立卷归档制度,涉及多个单位的文件材料由主办单位负责归档。各归档文件整理单位按照职能分工归口立卷。

(二)形成积累

1、学校各归档文件整理单位各级声像材料形成部门均有积累声像档案的责任,并分工归口立卷。

2、声像项目负责人、编导和其他制作人员,要按分工认真做好制作记录,整个工作结束后,按归档要求向本单位档案员移送全套案本。

3、各归档文件整理单位档案员对收集上来的声像载体材料,按规定程序进行系统整理后向学校档案馆移交。

4、声像文件材料归档数量:母盘(带、片)一份,复制件一份(复制件要标明);重要和经常使用的应酌加副本。

5、所有实物档案一律拍照入声像档案处理。

(三)整理组卷

1、归档原则

根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点,分类组成保管单位。对单件声像载体材料,要附以文字说明,对同一载体多项内容的,采用按主题内容逐一著录的方法,对同一内容、多载体合成的档案,应注明参见号,既保持声像载体档案的原始顺序,又凭借著录,保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。声像档案由单位兼职档案员将形成的全部材料按要求整理组卷。

2、归档分类

(1)按介质分为纸质文件材料和声像载体材料

(2)纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料;

(3)声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等;

(4)同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。

(四)归档移交

1、声像档案移交需填写文件材料移交清单,一式两份,移交文件材料同时移交相应的电子文件。

2、归档时间:声像档案应当在次学年6月底前归档。

3、需要补充的文件材料整理后应及时向档案馆移交, 若需要对档案馆归档的文件材料进行修改,必须经所在部门主管领导的批准,否则,不得修改任何文件材料。修改时必须填写“修改申请表”, 连同修改的文件材料一并归档。

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