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实物类档案工作规范
2015-10-08 08:12  

一、实物类档案工作的基本原则

(一)凡是反映学校教育活动和历史发展,具有保存价值的各种实物及其配套的文字材料均属实物档案。学校与实物档案有关的各种归档文件整理单位均属实物档案归档文件整理单位。

(二)实物档案的记录反映形式、保管条件和利用方式与纸质载体不同,必须遵循实物档案的特点和规律,进行特殊整理和特殊管理。

(三)实物档案必须实行集中统一管理,确保档案的完整、准确、系统、安全,便于开发和利用。

(四)实物档案工作必须纳入学校有关部门的管理制度中,与各项管理工作紧密结合,实行收集和建档工作同步管理。即收集人员接受任务与接受实物材料的归档要求同步。

(五)实物档案工作应列入学校的发展计划,在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予特殊保证。

(六)学校分管档案工作的各级负责人,同时应分管本单位的实物档案工作,各归档文件整理单位的兼职档案员,应协同学校档案馆认真做好实物档案的积累、立卷和移交工作。

二、实物档案归档原则、主要内容、重点和归档范围

各种归档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围,收集实物档案。

(一)归档原则:归档的学校在各项活动中形成的、或校外形成与学校有关的实物档案必须对学校、社会有史料和研究价值,由参考或凭证作用;要尽量保证完整、准确、系统;必须遵循其自然形成规律,保持不同实物档案之间的自然联系和成套性。

(二)归档的主要内容见《实物类档案归档范围和保管期限表》。

(三)归档的重点是学校各项活动中直接形成的实物档案,以及在其他途径获得的有较高收藏价值的实物档案。

(四)不归档的文件材料

不能反映学校工作、活动的,无收藏价值的实物档案。

以上不归档材料如认为必要,也可自行作资料暂存。

三、实物档案的部门立卷和归档流程

(一)立卷分工

学校实行由文件材料形成或文书处理部门立卷归档制度,涉及多个单位的文件材料由主办单位负责归档。各归档文件整理单位按照职能分工归口立卷。

(二)形成积累

1、实物档案由各归档文件整理单位文件材料形成部门负责收集,对收集上来的实物档案要认真作好记录。按规定整理后向学校档案馆移交。

2、各种实物档案形成以后,各有关个人应将实物档案及其文字说明材料及时上交本单位兼职档案员,并获取相应的凭证。

3、所有实物档案一律拍照以声像档案处理(涉密实物档案除外)。

(三)实物档案的整理

1、实物档案以自然件为单位进行整理。

2、检查归档的实物档案是否完整、准确、系统、配套。对有局部损伤者,应及时予以修补,修补时应尽量保持原貌。

3、根据实物档案的形成规律,保持有机联系和便于查考利用的原则,结合内容、价值、数量和类型、尺幅,进行系统整理,形成保管单位。

4、实物档案要有文字说明,包括类型、规格、载体形式、内容简介、时间、地点、人物和制作者等。

5、实物档案的档号要与文字材料的档号保持一致。

6、实物档案的装具,一般应使用原装具、没有原装具可用符合规范的专门的盒、套装载。

7、归档的实物档案和文字材料,必须符合整理的质量要求。文字材料的书写和载体使用符合《西北工业大学归档文件材料质量要求》。

(四)归档移交

1、实物档案移交需填写文件材料移交清单,一式两份,移交文件材料同时移交相应的电子文件。

2、归档时间:各归档文件整理单位兼职档案员在收到实物档案的3个月内,及时向学校档案馆归档。

四、实物档案管理的保密要求

1.实物档案的保密管理,遵循“严格管理、严密防范、确保安全、方便工作”的原则。实物档案的密级与形成其材料的项目所确定的密级保持一致,单独编号(代号:MSW)并与相关科研、产品类档案互记参见号。

2.对于其他密级不明确的实物档案,由学校保密办公室征求有关部门意见,拟定密级意见。

3.涉密实物档案的管理严格执行《西北工业大学国家秘密载体保密管理规定》,进行各类审批手续,并做好收集、整理、归档、借阅。

附表:《西北工业大学实物类档案归档范围和保管期限表》

西北工业大学实物类档案归档范围和保管期限

代号

主 要 内 容

保管期限

SW11

奖品(包括奖状、荣誉证书类奖杯、奖牌、锦旗等

永久

SW12

字画(包括题词、贺信等)

永久

SW13

模型(包括印章、礼品、纪念品等)

永久

归档范围:

1、凡在学校各项工作中,形成的具有保存价值的模型、奖杯、奖状、奖牌、证书、锦旗、字画等均在此管理范围,由学校档案馆统一保管。各单位应重视实物档案的归档工作,任何单位、个人不得以任何理由拒不归档。

2、奖杯、奖状、奖牌、证书、锦旗等奖品限于省、部级以上。

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