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教学类档案工作规范
2015-10-08 08:14  

一、教学档案工作的基本原则

(一)凡是学校在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料和实物(包括相应必要的电子文件)均属教学档案,学校各教学部门(教务处、研究生院、各学院等)均为教学档案归档文件整理单位。

(二)教学档案是衡量院校教学管理水平和教育质量的重要标志之一,是高等学校档案的主体、核心和重点。

(三)教学档案实行集中统一管理,确保完整、准确、系统、安全,便于开发和利用。

(四)教学档案是教学管理的重要组成部分,应实行“三纳入”、“四同步”,即纳入教学计划、规划,纳入教学管理制度,纳入各级管理人员岗位责任,作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

(五)学校各教学管理和教学业务部门(处级以上,下同)要有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定适当的档案人员,统一管理本单位、本系统的教学文件材料,协同学校综合档案馆(室)认真做好教学档案的积累、立卷和移交工作。

(六)逐步建立教学档案数据库,并纳入全校信息系统,统一管理和开发利用。

二、教学档案归档原则、主要内容、重点和不归档范围

各归档文件整理单位平时积累归卷,按以下归档原则、主要内容、重点和范围,收集文件材料。

(一)归档原则:归档的教学类文件材料必须对学校、社会有史料和研究价值,有参考或凭证作用;能够反映学校教学部门职能活动(教学管理和教学实践)的全过程,保证完整、准确、系统;必须遵循其自然形成规律,保持有机联系和成套性,符合教学管理和教学实践活动的特点。

(二)归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作等,具体范围见《教学类档案归档范围和保管期限表》。

(三)归档的重点是学校在教学工作,特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

(四)教学档案中少数不属永久保存的类目,如学生毕业论文,实习报告等可由学院保存。

(五)不归档文件材料的范围

1、上级有关教学的普发的(非专指高校)、不办的文件;

2、上级有关教学的未定稿的文件;

3、重份文件;

4、无查考利用价值的事务性临时性文件;

5、非隶属单位抄送的不需办理、无参考价值的文件;

6、校内其它单位发来的文件;

7、与校外单位交换来的材料;

以上不归档材料如认为必要,也可自行作资料暂存。

三、教学文件材料的部门立卷和归档流程

(一)立卷分工

学校实行由文件材料形成或文书处理部门立卷归档制度,涉及多个单位的文件材料由主办单位负责归档。各归档文件整理单位按照职能分工归口立卷。

(二)形成积累

1、教学档案由教学文件材料形成部门立卷。

2、各文件材料形成部门兼职档案员根据本单位历年文件材料形成规律,预计新的一年可能产生的新内容,参照《教学类档案归档范围和保管期限表》编制归档类目。

3、兼职档案员平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作,根据类目分别整理待归档。

4、归档的教学文件材料应保持字迹工整、格式统一、签字手续完备。书写和载体使用符合《西北工业大学归档文件材料质量要求》。

(三)整理组卷

教学档案由教学各归档文件整理单位兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求整理组卷。教学文书类档案以件为单位进行整理。其他档案以卷为单位进行整理。

(四)归档移交

1、档案移交需填写文件材料移交清单,一式两份,移交文件材料同时移交相应的电子文件。

2、归档时间:教学文书类档案应当在次学年6月底前归档。其他材料,各学院等应当在次学年寒假前归档。

3、需要补充的文件材料整理后应及时向档案馆移交, 若需要对档案馆归档的文件材料进行修改,必须经所在部门主管领导的批准,否则,不得修改任何文件材料。修改时必须填写“修改申请表”, 连同修改的文件材料一并归档。

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