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科研类档案工作规范
2015-10-08 08:15   审核人:

一、科研档案工作的基本原则

(一)凡是学校在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表、声像载体材料和实物(包括相应必要的电子文件)均属科研档案,科研处和各课题组为科研档案归档文件整理单位。

(二)科研档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统、安全、便于开发和利用。

(三)科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分,是科研活动的重要环节,必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中,与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。

(四)学校科学技术管理部门要有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定适当的兼职档案人员,协同学校档案馆认真做好科研档案的积累、立卷、移交工作。

二、科研档案归档原则、主要内容、重点和不归档范围

各归档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围,收集文件材料。

(一)归档原则:归档的科研类文件材料必须对学校、社会有史料和研究价值,有参考或凭证作用;归档的科研文件材料,能够反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程,保证完整、准确、系统;必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系和成套性,照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点。

(二)归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体范围见《科研类档案归档范围和保管期限表》。

(三)归档的重点是学校承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

(四)不归档文件材料的范围

l、上级有关科研的普发的(非专指高校)、不办的文件;

2、上级有关科研的未定稿的文件,未生效的合同、协议书;

3、未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目;

4、重份文件;

5、无查考利用价值的事务性、临时性文件;

6、非隶属单位抄送的不办、无参考价值的文件;

7、校内其他单位发来的文件;

8、与院外单位交换来的材料。

以上不归档材料如认为必要,也可有选择地作资料暂存。

三、科研文件材料的部门立卷和归档流程

(一)立卷分工

学校实行由文件材料形成或文书处理部门立卷归档制度,涉及多个单位的文件材料由主办单位负责归档。各归档文件整理单位按照职能分工归口立卷。

(二)形成积累

1、科研档案由科研文件材料形成部门立卷。科学技术管理部门负责管理性文件材料,课题组负责科研项目文件材料。

2、各文件材料形成部门兼职档案员根据本单位历年文件材料形成规律,预计新的一年可能产生的新内容,参照《科研类档案归档范围和保管期限表》编制归档类目。

3、科研管理部门、课题组平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作,根据类目分别整理待归档。

4、几个单位协作完成的研究课题,由主持单位立卷,并保存一整套档案。协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料,并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益,应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属,但协作单位应将承担课题部分文件材料的有关档号及案卷目录提供给主持单位。

5、归档的科研文件材料应保持字迹工整、格式统一、签字手续完备。书写和载体使用符合《西北工业大学归档文件材料质量要求》。

(三)整理组卷

科研档案由科研归档文件整理单位兼职档案员和课题组负责人将形成的全部文件材料按要求整理组卷。科研文书类档案以件为单位进行整理。科研课题档案以卷为单位进行整理。

(四)归档移交

1、科研文件档案移交需填写文件材料移交清单,一式两份,移交文件材料同时移交相应的电子文件。

2、科研项目档案移交需填写“科研项目归档文件材料审查表”、“档案材料移交目录”,若提交非原件,还需填写“归档材料未能提交原件的情况说明”,一式两份,移交文件材料同时移交相应的电子文件。

3、归档时间:科研管理性文件应当在次学年6月底前归档。科研项目档案应当在项目完成后两个月内归档。

4、归档时,档案馆应进行审查、验收,凡归档不完整、不齐全着,档案馆拒绝出具归档证明。

5、需要补充的文件材料整理后应及时向档案馆移交, 若需要对档案馆归档的文件材料进行修改,必须经所在部门主管领导的批准,否则,不得修改任何文件材料。修改时必须填写“修改申请表”, 连同修改的文件材料一并归档。

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