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基本建设类档案工作规范
2015-10-08 08:25  

一、 基建档案工作的基本原则

(一)凡是学校在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的,有保存价值的文字、图表、声像载体材料和实物(包括相应必要的电子文件)等均属基建类档案。基建处及各承包单位均为基建档案归档文件整理单位。

(二)基建档案必须实行集中统一管理的原则,确保档案材料完整、准确、系统、安全,便于开发和利用。

(三)基建档案工作要纳入基建规划、计划,管理制度和基建人员职责范围之中,做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行;工程建设过程中,要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时,要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。

(四)学校基建处及其各承包单位,要有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定适当的档案人员,协同学校综合档案馆(室)认真做好基建档案的积累、立卷和移交工作。

二、基建档案归档原则、主要内容、重点和不归档范围

各归档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围,收集文件材料。

(一)归档原则:归档的基建类文件材料必须对学校、社会有史料和研究价值,有参考或凭证作用;能够反映学校基建管理和项目建设的全过程,保证完整、准确、系统;必须遵循其自然形成规律,保持有机联系和成套性,与实物完全一致。

(二)归档的主要内容综合管理文件、项目文件。项目文件包括新建、改建、扩建和维修基础设施项目在立项、设计、管理、施工、监理和竣工验收等全过程中形成的、应归档保存的文字、图表、声像等不同形式和不同载体的文件材料。具体范围见《基建类档案归档范围和保管期限表》。

(三)归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、不同形式的文件材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。

(四)不归档文件材料的范围

1、上级机关有关基建的普发性(非专指高校)、不办的文件;

2、正式施工前的草图,未定型图纸;

3、重份文件和重份图纸;

4、无查考价值的临时性、事务性文件;

以上不归档材料如认为必要,也可自行作资料暂存。

三、基建文件材料的部门立卷和归档流程

(一)立卷分工

学校实行由文件材料形成或文书处理部门立卷归档制度,涉及多个单位的文件材料由主办单位负责归档。各归档文件整理单位按照职能分工归口立卷。

(二)形成积累

1、基建档案由基建文件材料形成部门立卷。

2、基建部门接到基建项目后,在布置工作计划的同时,布置形成积累基建文件材料的任务。

3、各归档文件整理单位兼职档案员根据本单位历年文件材料形成规律,预计新的一年可能产生的新内容,参照《基建类档案归档范围和保管期限表》,编制归档类目。

4、基建部门兼职档案员,平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作,根据类目分别整理待归档。

5、基建项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料,交总承包单位汇总、整理,竣工时由总承包单位向学校基建处提交完整、准确、系统的基建档案材料。

6、基建项目由几个单位分别承包的,由各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料,并向学校基建处提交完整、准确、系统的基建档案材料。

7、基建处档案管理人员及工程技术人员应随时了解大型基建项目主要工程进度、做好基建文件材料的积累工作。

8、基建处应严格执行基建文件材料的审签制度,明确职责,把好文件材料形成的质量关。

9、基建处要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一,要与它所反映的对象一致,能揭示其性质与特征。

10、使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改,必须填写变更通知单,并履行批准手续。

11、档案馆是工程验收小组成员,会同学校基建处负责基建文件材料的验收工作。

12、基建项目验收前,档案馆负责对准备归档的基建文件材料进行预验收,出具证明,否则不能组织工程竣工验收。

13、归档的底图,格式须按国家制图标准绘制完成。

14、归档的蓝图,规格必须符合国家标准,字、图清晰,用纸优良。

15、工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求,对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定,做好施工记录、交工验收记录和签证等,编制好竣工图。

16、凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。

17、学校基建处要定期检查、绘制学校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。

18、归档的基建文件材料应保持字迹工整、格式统一、签字手续完备。书写和载体使用符合《西北工业大学归档文件材料质量要求》。

(三)整理组卷

基建项目结束后,基建部门分管基建档案材料工作的负责人,组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作, 由基建各归档文件整理单位档案员将形成积累的全部文件材料按要求整理组卷。

1、基建文书类档案以件为单位进行整理。基建项目档案以卷为单位进行整理。

2、根据基建文件材料的形成规律和内在联系,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理,按工程项目组卷,一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷,其余材料按文件性质分别组成案卷。

3、基建文件材料采用卷盒方式保管。蓝图大于卷盒的,以手风琴式折叠成四号图纸的规格,底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订。

4、蓝图、底图以一组有机联系的图纸为一件,以件为单元,在每件文件材料的右上角加盖档号章,并逐一填写。

(四)归档移交

1、基建文件档案移交需填写文件材料移交清单,一式两份,移交文件材料同时移交相应的电子文件。

2、基建项目档案移交需填写“基建工程档案归档审查表”及“移交材料清单”,一式两份,移交文件材料同时移交相应的电子文件。

3、归档时间:基建管理性文件应当在次学年6月底前归档。基建项目档案应当在项目完成后三个月内归档。

4、归档时,档案馆应进行审查、验收,凡归档不完整、不齐全着,档案馆拒绝出具归档证明。

5、需要补充的文件材料整理后应及时向档案馆移交, 若需要对档案馆归档的文件材料进行修改,必须经所在部门主管领导的批准,否则,不得修改任何文件材料。修改时必须填写“修改申请表”, 连同修改的文件材料一并归档。

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