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仪器设备类档案工作规范
2015-10-08 08:16   审核人:

一、设备档案工作的基本原则

(一)凡是作为学校固定资产的仪器、设备,在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料,以及随机材料(包括相应必要的电子文件)均属设备档案。学校设备和固定资产管理部门为设备档案归档文件整理单位。

(二)设备档案的管理,必须坚持集中统一管理的原则,确保完整、准确、系统、安全,便于开发和利用。

(三)设备档案是国家的重要技术储备,是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中,与设备计划管理,设备采购供应和设备使用等工作紧密结合,保证设备文件材料的完整、准确、系统,应作为学校设备管理部门的职责之一。

(四)学校设备和固定资产管理部门要有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定适当的兼职档案人员,协同学校档案馆认真做好仪器设备档案的积累、立卷和移交工作。

二、设备档案归档原则、主要内容、重点和不归档范围

各归档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围,收集文件材料。

(一)归档原则:归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料,必须对学校、社会有史料和研究价值,有参考或凭证作用;能够反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程,保证完整、准确、系统;必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,必须与实物一致并有成套性。

(二)归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面,具体范围见《仪器设备类档案归档范围和保管期限表》。

(三)归档的重点是仪器设备项目各个环节形成的不同载体的文件材料,主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(四)学校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备,除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外,其余均按仪器设备类档案要求处理。

(五)不归档的文件材料

1、上级普发(非专指高校)、不办的文件;

2、未定稿的管理性文件材料;

3、未生效的合同、协议书;

4、重份文件、校内单位发来的文件;

5、无查考价值的一般性函件;

6、仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

以上不归档材料如认为必要,也可自行作资料暂存。

三、仪器设备文件材料的部门立卷和归档流程

(一)立卷分工

学校实行由文件材料形成或文书处理部门立卷归档制度,涉及多个单位的文件材料由主办单位负责归档。各归档文件整理单位按照职能分工归口立卷。

(二)形成积累

1、仪器设备档案由仪器设备文件材料形成部门立卷。

2学校设备管理部门是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门,必须有兼职档案员集中管理学校的设备文件材料。学校的设备计划、采购供应和保管使用等环节,都应指定专人负责设备文件的积累与管理工作。

3、各归档文件整理单位兼职档案员根据本单位历年文件材料的形成规律,预计新的一年可能产生新内容,参照《仪器设备类档案归档范围和保管期限表》,编制归档类目。

4、设备保管使用部门负责从申购设备到验收完毕过程中的管理性文件和技术性文件,包括设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的积累并及时整理登记,并移交学校档案馆。

5、重大设备的开箱验收必须有学校档案馆参加,以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作,并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备,有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算,待设备定购部门让厂家补齐后,方可办理相应手续。

6、学校各级设备使用单位的负责人,要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作,科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件,对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录,确保设备文件的完整、系统、准确。

7、归档的设备仪器文件材料应保持字迹工整、格式统一、签字手续完备。书写和载体使用符合《西北工业大学归档文件材料质量要求》。

(三)整理组卷

仪器设备档案由仪器设备各归档文件整理单位档案员将形成积累的全部文件材料按要求整理组卷。

1、仪器设备文书类档案以件为单位进行整理;项目档案以卷为单位进行整理。

2、将最能反映设备购置概况的文件材料,如申购报告,批复文件,论证文件,投资文件,订购合同,验收报告,索赔文件等整理组成案卷,排放在各卷之首,其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度,依次系统排列,亦可分盒保管。

3、设备文件材料采用盒装管形式,引进设备文件用卷、盒保管有困难的,可按其自然状态保管,不予拆除。

4、设备档案的密级:除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外,设备档案文件材料原则上无密级。

(四)归档移交

1、设备档案移交需填写文件材料移交清单,一式两份,移交文件材料同时移交相应的电子文件。

2、归档时间:设备管理性文件应当在次学年6月底前归档。设备仪器档案实行“先归档后上账”的工作程序,验收归档完毕后,方可办理入账手续。

3、需要补充的文件材料整理后应及时向档案馆移交, 若需要对档案馆归档的文件材料进行修改,必须经所在部门主管领导的批准,否则,不得修改任何文件材料。修改时必须填写“修改申请表”, 连同修改的文件材料一并归档。

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