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档案数字化过程中遇到的问题及解决方法
2013-04-26 10:58  

档案数字化是我们档案人员目前的日常工作之一了,说起来简单,不过是将档案目录著录进软件系统,扫描档案原文,与目录挂接,但在实际工作中,真是问题多多,你想都想不到。现在我将我们在数字化工作中遇到的一些小问题列出来,并注明我们的解决方法,也欢迎大家对此批评指点,添加遇到的问题,集思广益,提高档案数字化质量。也是让其他档案人在做数字化时,少走些弯路。

1、著录是依照已有的卷内文件著录,还是依照档案原文著录?

许多档案人员或外聘打字员,在著录时是依照卷内文件目录来录入的,这样比较快速。但实际上卷内文件目录许多时候是不准确的。尤其是老档案,经常出现题目拟写不全、页码漏编、漏文件等情况。所以,在数字化前要重新检查案卷,最好按原文著录。

2、案卷的卷皮和卷内文件目录需要扫描吗?

一般我们扫描时,只扫档案原文。但在实际工作中,我们发现,案卷的卷皮和备考表有时也有一定的信息量,最好扫描。卷内文件目录一般都会在著录后重新打印,老的卷内文件目录也最好保留、扫描,以维持档案的全貌。

3、已有电子文件原文的档案还需要扫描吗?

早期档案一般都没有电子文件原文,那是一定要扫描的。但近年来随着大家的档案意识提高及管理规范,许多档案文件都能找到对应的电子文件,格式一般为word等。许多工作人员认为数字化时,只需将此WORD文件挂接上就行,不用再扫描了。认为再次扫描是浪费时间。但我们认为WORD文件容易更改,没有公章,不能作为电子档案存储。建议还是扫描为好。亦可有电子签章的WORD转为PDF。这种方式是否合适,还需和大家探讨。

WORD文档转换为PDF方法
 

1、 计算机安装Tiny PDF,pdf虚拟打印机

2、 文档打印选择“TINY PDF”打印机,即可生成PDF文件。

3、 若PDF文件存在问题:

(1) 印章覆盖成文时间:使用Foxit PDF Editor 打开,选定印章,点击右键,设置为背景即可。

(2) PDF页眉、页脚有横线亦可使用Foxit PDF Editor打开,删除后重新保存。

附件【TinyPDF.rar
附件【PDFEditor_2.2.1.1119_XiaZaiBa.exe

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