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《高等学校档案管理办法》解读
2012-06-14 11:25  

2008年8月20日,教育部长周济、国家档案局长杨冬权联合签署了中华人民共和国教育部、国家档案局第27号令,即《高等学校档案管理办法》(以下简称《办法》),明确了该办法自2008年9月1日起施行。 《办法》分为总则、机构设置与人员配备、档案管理、档案的利用与公布、条件保障、奖励与处罚、附则七章,共四十三条。下面就其有关条款一一进行解读。

一、第一章“总则”共五条,包括了《办法》制定的意义、高校档案定义、性质和领导体制

1《办法》制定具有十分重要的意义

《办法》是在1989年10月原国家教委第6号令的基础上,根据《中华人民共和国档案法》和有关法规制定的;是由教育部和国家档案局联合签署的;是以“令”的形式发布实施的。

所谓“令”,就是命令,是国家机关依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施所使用的一个文种,“令”是要强制实施的,在公告、通告、批示、批复等13类文中级别第一。

《办法》的发布实施,是促进高等教育发展的一项重要举措,为高校档案工作提供了法规依据,对推进高校档案工作制度化建设,提高档案工作服务于教学、科研、管理的能力和水平,具有十分重要的意义。

2.在高校档案的定义上突出了学校档案“以人为本”的思想

《办法》指出,高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”高等学校的主体是教师和学生,《办法》进一步强调了学校教育中师生的主体地位,招生是高等学校工作的重要内容,也是高等学校学生档案积累的第一个环节,学生类档案对学生具有重要的查考价值,教师业务档案建设对学校工作具有重要意义。《办法》以人为本,面向教师、学生开展服务,是高校档案机构服务“以人为本”的重要体现和新要求。

3.明确了高校档案工作的“校长负责制”

《办法》首次规定高校档案工作由高校校长领导,并明确其主要职责是:

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;

(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

《办法》同时明确了分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。这既明确了高等学校校长是高校档案工作的第一责任人,又照顾到高校档案工作中存在的由分管校长领导的实际,强化了学校主要领导在高校档案工作中的责任。

二、第二章“机构设置和人员配备”共八条,内容包括高校档案机构设置、性质和管理职责,高校档案机构负责人和档案工作人员的职责、任职条件以及待遇等

1高校档案机构设置为高校自主行为

取消了高校设立档案馆报批制度,高校档案馆设置成为高校自主行为,只要符合条件,即可自主设置档案馆。

2.进一步强化了学校档案机构的管理职责

《办法》规定了学校档案机构的9大管理职责:

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

(二)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

(四)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

(六)开展档案的开放和利用工作;

(七)开展学校档案工作人员的业务培训;

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

(九)开展国内外档案学术研究和交流活动。

《办法》指出,有条件的高校档案机构,可以申请创设爱国主义教育基地。

3.对高校档案工作人员有了明确的条件和待遇要求

《办法》对高校档案机构的负责人有了更高的要求,同时规定了档案工作人员不仅要“具备档案业务知识”,还要具备“相应的科学文化知识以及现代化管理技能”,并且规定“高校档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。”

三、第三章“档案管理”共十三条,明确了学校档案管理工作的重点与任务

1.强调了归档工作重点在于建立“制度”、严格“检查”

《办法》在归档要求中把工作重点放在“建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学校档案管理水平。”

2.强调了高校档案工作是“高等学校重要的基础性工作”

高校档案是高校各项活动真实的历史记录,是高校宝贵的精神财富,具有其他任何文献都无法取代的凭证、参考和宣传、教育作用。资源建设是高校档案管理的重要基础性工作。高校档案资源十分丰富,《办法》中文件材料的归档范围就涉及1党群类、2行政类、3学生类、4教学类、5科研类、6基建类、7设备类、8产品类、9出版类、10外事类、11财会类等11个大类。各高校要设法将各种类型、各种载体(包括纸质、电子、照片、胶片、录像、录音带等形式)有归档保存价值的材料及时认真细致地收集、整理、归档,并采取有力控制措施,确保档案材料归档齐全、完整、准确、系统。《办法》指出,高校档案机构要“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”,并强调指出“高等学校应当对纸质档案材料与电子档案材料同步归档”。

《办法》进一步加强了档案工作的学术性要求,指出要将“编研、出版档案史料,开发档案信息资源”列入了高校档案机构的管理职责,同时指出“有条件的高校,应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课”。

《办法》对鉴定和销毁采取了更为慎重的态度,由于档案的不可再生性,规定“对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁”。

《办法》中学校档案的收集,明确规定“对高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。”

《办法》对档案保护技术的要求突破了传统的修裱技术,主张采用先进的档案保护技术,包括“对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管”。将档案数字化纳入档案保护技术范围,成为高校档案机构的一项重要的业务内容。

四、第四章“档案的公布与利用”共九条,提出了档案主动公布和提供利用的开放方式,强调了为社会服务的责任

1.明确了“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”

《办法》明确规定:“加盖高校档案机构公章的档案复制件,与原件具有同等效力。”“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”,同时对档案利用收费问题作了明确界定:“高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。”此举明确了高校档案机构的社会责任。

2.进一步要求高校档案必须开放服务

《办法》提出高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件,首次赋予高校档案服务社会的新职能。《办法》明确指出高校档案机构应充分挖掘档案资源,“采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作”,以丰富大学文化和大学精神文明建设的内涵。《办法》还强调“有条件的高校档案机构,可以申请创设爱国主义教育基地”,这些规定,开创了高校档案工作服务的新领域,拓宽了档案工作服务的辐射面。

五、第五章“条件保障”共三条,强化了高校档案工作的条件保障

为保证高校档案事业的健康可持续发展,为学校和社会提供优质和高水平的服务,《办法》强调,“高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求”,还进一步规定“高等学校应当设立专项经费”,促进档案信息化建设,“加快数字档案馆(室)建设”,提高档案工作服务学校和社会的能力。《办法》规定,“高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。”

《办法》要求,“对不符合档案事业发展需要或不符合档案保管要求的馆库,要按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建”。规定要有“存放涉密档案应当设有专门库房”,这些规定,对全国高校具有普遍的针对性,是高校档案资源体系和服务体系建设的根本保障。

六、第六章“奖励与处罚”共两条,奖励和处罚更为明确

1、 对于档案工作中做出贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的;

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

2、有下列行为之一的,高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规的行为。

七、第七章“附则”共三条,涉及办法的适用范围和实施的具体日期等

《办法》明确规定“本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校”,不容置疑地涵盖了所有类别的高等学校,扩大了管理办法的适用范围,保证了《办法》在高校档案工作中的权威性和严肃性。高校档案工作是高等教育事业的一个重要组成部分,是学校的一项重要基础性工作,也是学校精神文明建设的迫切需要,是学校坚持科学发展观的内在要求。学校档案工作也正处于发展的关键时期,面临许多新问题和新挑战,《办法》的发布,必将对我校档案工作水平提高起积极推动作用。

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