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西北工业大学干部人事档案管理经验-王彬彬
2012-05-08 16:54  

王彬彬

西北工业大学干部人事档案管理工作,2006年获得了中组部干部人事档案目标管理一级单位的称号;2010年1月我校被中共中央组织部批准为“干部人事档案审核工作合格单位”,在陕西省高校中我校是第一所通过此专项检查的高校。现从组织领导、制度建设、业务建设和今后工作重点四个方面,将我校干部人事档案工作的经验介绍如下:

一、组织领导 

长期以来,我校干部人事档案工作在工业和信息化部、学校党政领导的关心指导下,工作持续稳定发展。主管校领导经常检查和关心干部人事档案工作。组织部、人事处领导、档案馆馆长每一学期都将干部人事档案工作列入工作计划中,进行布置、检查和总结,并积极落实解决提出的具体问题。

1998年航空工业总公司召开了第二次干部档案工作会议,提出了开展干部人事档案工作目标管理达标的任务后,学校各级领导都非常重视此项工作,按照中组部干部人事档案部目标管理规定,完善干部人事档案各项管理工作。在办公经费、办公用房特别紧张的情况下,学校领导设法筹措专项经费,解决办公用房,并就有关问题提出解决意见,使人事档案室建设和搬迁工作得以顺利实施。2006年暑假档案馆重新进行整体装修,硬件上组织人员完善人事档案管理软件,进一步提高了档案管理的信息化水平,人员上配备具有本科文化程度以上且是中共党员的2名专职人事档案管理员。

二、制度建设 

干部人事档案是干部历史经历和社会实践的记录,也是组织部门历史地全面考察了解和正确选拔使用干部的重要依据,是衡量干部人事管理工作水平高低的重要标志。因此,要求档案管理工作者既要本着向干部本人和组织负责的原则,又要经得起实践和历史的检验,所以我校重视建立健全干部人事档案管理各项规章制度,不断改进干部人事档案管理办法。近几年来,我们在执行中组部下发的《干部档案工作条例》、《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》、《干部档案整理工作细则》三个配套文件中,结合学校的实际情况,建立健全了八项制度和多种登记簙。在进行干部人事档案目标管理工作中,增加《干部人事档案利用实例效果登记簙》,编制《西北工业大学人事档案管理手册》,严格按照标准完善各种制度,建立干部考核材料、考察材料的定期归档制度和缺失主要材料的补充收集归档办法,制定干部出生日期、工作时间、入党时间的认定程序。

同时,在日常管理工作中做到“三严”、“四不”、“五及时”。“三严”即:严格规章制度,严格工作程序,严格保密制度;“四不”即:不合格的材料不能归档,不符合手续不转档,不是党员不准借阅档案,不是管理人员不准进入档案库房;“五及时”即:档案材料及时收集、及时整理、及时归档、及时登记、及时转递。较好地克服了工作中的随意性,减少了纰漏,使干部人事档案管理做到有章可循,使之管理系统化、规范化,确保档案工作安全、完整、准确、有序地进行。

三、业务建设 

业务建设是做好人事档案工作的主体,干部人事档案材料的收集、整理、利用是干部人事档案业务建设的重要环节。我校在干部人事档案目标管理和干部人事档案审核工作中,狠抓业务建设,取得了显著的效果。

(一)、开展干部人事档案目标管理工作 

1、加强了干部人事档案材料的收集

档案材料的收集是整个档案工作的基础,是衡量干部人事档案工作成效的重要标志。我校始终把收集补充干部人事档案材料作为干部人事档案管理工作的重点来抓,具体表现在:

第一、建立送交档案材料联络员网络体系,下发了针对各部门的收集清单,明确收集责任制,从而保证收集渠道畅通无阻。充分发挥部处和各院的兼职档案员的积极作用,及时收集本部门应归档的干部人事档案材料。

第二,有计划、有目的地进行经常性收集和突击性收集相结合的方法,力求做到一个“全”字。与个有关部门密切联系,及时做好归档材料的收集。例如:对《干部履历表》、《工资变动审批表》、《转正定级表》等大批集中形成的材料做到及时、完整收集。

第三,加强对缺少材料的查找工作。由于历史原因,我校有些干部人事档案存在材料不全、内容不够完整的现象。因此我校采取在档案馆查找相关文件和向本人催要原件或复印件的办法使档案材料完整,尽可能的使档案能客观全面地反映干部的面貌和现实情况,提高干部人事档案管理工作的质量。

2、强化了干部人事档案的整理

提高案卷质量,做好整理工作是档案建设的基础工作之一。我校建立健全了定期集中整理和日常性整理相结合的工作制度,严格按照《干部档案整理细则》和《干部档案工作条例》的要求,对干部人事档案进行分类排序和整理立卷工作。我校于2001年5月聘请了5位同志,学习有关档案整理加工技术,对全校3000多名在职干部的人事档案开始进行整理,对每份材料进行 ,对已装订成册又不符合标准的材料进行扎边、裁切、加边等工作。整档人员对材料逐份进行认真鉴别审核,对有些登记表、呈报表上出现未盖公章的情况,我们及时补盖了印章,对没有保存价值或重复的材料剔出登记销毁,并采用中组部指定的新型干部档案案卷夹装订档案材料。这是一项非常耐心细致的工作,在整理过程中遇到问题大家一起讨论,力求统一。有效地促进了档案整理质量的提高。

3、档案材料的利用和转递

以保证利用为中心,抓好优质服务,是检验和衡量干部人事档案工作的基本尺度。根据新的历史条件对档案工作的要求,档案馆提出“教学、科研、管理工作延伸到哪里,干部人事档案工作就服务到那里”的工作理念,紧紧围绕学校不同时期的重点工作,主动开展档案服务,注重在创新服务手段、拓宽服务领域、提高服务质量上下功夫。开发干部档案信息资源,编制了《干部任免信息汇编》、《干部名册》等参考材料,为干部选拔任用提供决策依据。

其次,增强服务意识。对来馆查档的同志,管理人员总是热情接待、主动服务。只要有用档需要就及时提供服,不误用档时间,真正做到了“随叫随到,有求必用”,每年提供利用均达2000多人次。

第三,提高服务水平,实现灵活多样的服务方式。既为领导机关决策服务,又为普通教职工答疑解惑、排忧解难。在不违背保密规定的原则下既为组织人事系统服务,又面向其他部门。

在档案转递工作中,我校干部人事档案通过机要交通转递,做到:认真填写转递通知,发档登记,保存回执。做到人在档案在,档案随人走。

4、加快了干部人事档案的信息化建设

我校自主开发了《干部人事档案管理信息系统》,建成档案目录、职务变动、工资变动等4个基础模块,建立了在职人员、退休人员、死亡人员、调出人员、遗留人员等多个干部人事档案信息数据库,录入干部人事档案3100余卷,极大提高了阅档效率,受到校内外前来查档同志的好评。为配合干部人事档案审核工作的开展,对管理信息系统功能进行升级优化,促进了干部人事档案现代化管理工作不断提高。

经过5年的辛勤工作,2005年10月通过了陕西省委考评专家组对我校干部人事档案目标工作达一级管理的验收。2006年10月我校获得中组部“干部人事档案工作目标管理一级单位”称号,取得了干部人事档案目标管理的标志性成果。

(二)干部人事档案审核工作

学校各级领导非常重视中组部办公厅关于《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》精神,2006年5月主管王伟副校长主持召开由档案馆、组织部、人事处、科技处、教务处、审计处等有关部门参加的3次专题协调会。

会议上,王校长组织学习了中组部下发的关于开展干部人事档案审核工作的相关文件精神,要求有关部门主要负责人要从思想上高度重视此项工作,派专人精心组织实施,定期对工作落实情况进行检查,确保此项工作顺利进行。

在认真逐项落实此项工作的基础上,为更好地领会文件精神,严格掌握审核标准。同时,我校积极组织档案人员参加原国防科工委举办的干部人事档案审核培训班。通过学习,我校对干部人事档案审核标准了解得更加准确到位。

1、严格标准,保证审核工作质量

干部人事档案工作是学校干部人事工作的重要组成部分,干部人事档案的完整、真实、规范是做好干部工作的基本条件。为做好这次干部人事档案审核工作,我们从思想上提高认识,增强做好工作的责任感,明确工作职责,做到分工到位,责任到人,严格按照审核标准对每份档案进行审核。

2、确保档案内容真实、无涂改造假现象

档案内容真实可靠,是干部人事档案工作的基本要求。我校始终把归档材料

的真实性,作为归档工作的第一要务,一直坚持归档材料“审阅制度”,把好归档材料的“入口关”,确保材料的可靠性。

3、档案材料收集齐全、填写规范

档案材料的收集工作,是干部人档案工作的重要组成部分。在实际工作干部情况是在不断地变化中,其人事档案也处于动态变化中,只有及时地补充收集档案材料,才能使干部人事档案客观全面地反映干部的德、能、勤、绩、廉情况。在审核自查过程中,我校通过发放《干部人事档案材料通知单》、电话催要、上门索取等形式,认真做好短缺档案材料的收集工作。对于不符合要求的档案材料,采取了通知相关部门和个人的方式进行二次补填、补盖公章、规范制作,确保归档材料齐全、规范。

2010年1月我校被中共中央组织部批准为“干部人事档案审核工作合格单位”。

四、下一步干部人事档案工作重点: 

结合干部人事档案目标管理和审核工作,我校进一步健全了干部人事档案管理工作制度,规范了干部人事档案管理工作薄册,做到制度完善,长效管理。我们坚持把好归档材料入口关,将重点放在验证学历、学位证书上,防止假文凭、假学历材料混入干部人事档案。同时。还积极推进干部人事档案信息化,不断提高干部人事档案的利用率。建立我校干部人事档案管理工作长效机制,不断提高干部人事档案管理工作水平。

(一)进一步完善各项规章制度,大力推进干部档案工作制度化、规范化、努力实现依法归档、依法管档、依法用档。

(二)加快干部档案工作的信息化建设,完善干部档案管理信息系统,利用现代化技术改造传统的档案管理方式,切实提高干部档案管理质量和效率。

(三)完善和坚持干部档案材料形成部门和收集部门的工作联系制度,保证干部档案材料收集渠道畅通、收集及时、收集内容齐全。

(四)大力推进干部档案工作的创新,实现干部档案工作从简单管理型服务向研究开发型服务的转变,把干部档案管理部门建设成为干部工作的信息库和参谋部。

(五)进一步加强干部档案队伍建设,不断提高干部档案工作人员的政治理论水平和专业化水平。

近年来,我校严格遵循中共中央组织部关于《干部人事档案工作目标管理暂行办法》、《干部人事档案工作目标管理考评标准》和《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》等文件精神,在工业和信息化部的直接领导下,在陕西省委组织部、陕西省委教育工委的关心指导下,在学校领导和相关部门的重视支持下,我校干部人事档案工作基础坚实、制度健全、工作规范、信息化程度高、建立了长效工作机制。今后我校将发扬成绩,再接再厉,不断提高干部档案整体管理水平,为把我校建成“国内一流、国际知名”的高水平、研究型大学做出更大的贡献。

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