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中美档案管理的对比-党秋霞
2012-05-07 10:36  

2005年6月中旬至7月上旬,我有幸参加了学校组织的赴美国马里兰大学教育管理培训班。通过21天的培训学习,我初步了解了美国的社会体系及高等教育体系等美国社会主大学的一些情况。参加培训参观活动,我又亲身感受了美国的人文、历史精神,确实开阔了眼界,增长了见识,体验了世界一流大学的先进办学理念,管理思想和校园氛围。下面联系自己从事的档案工作,结合本次培训学习,查阅了有关资料,向领导和同志们作学习汇报,题目是“中美档案管理的对比”。

中国是古代文明的人口大国,美国是世界上科技最发达的国家。作为文化遗产和社会生活真实反映的档案,中美两国越来越认识到档案的重要性,从而中美两国档案工作者的地位也不断得到提高。

中美两国的档案管理有明显的相似之处,特别是在档案收集、整理、著录、保管和提供利用的程序、来源原则方面被中美两国所尊从。两国都努力引进档案管理方面的先进技术,比如缩微、计算机网络系统、光盘等技术。两国共同致力开发提供利用的新方法。等各类利用者服务,也备有类似的检索工具。除了两国档案工作中这些主要的相似之处外,中美两国在档案管理和文件管理方面还有如下重要的不同之处。

一、中国家历史和档案构成方面的不同:

中国历史悠久,但中国档案馆保存的大部分档案文献却是在二十世纪以后形成的。古代的档案文献仅占我国馆藏的一小部分。这主要是由于封建王朝的更迭、国内战争、自然灾害和外族入侵等对档案文献的破坏造成的。当秦王朝(221BC—207BC)第一个统一中国时,秦王赢政为了统一思想,公元1644年,在新中国建立以前,我国的档案工作非常落后和薄弱。

中国现保存明清(1368-1911)档案的一史馆和保存国民党政府(1911-1949)档案的二史馆分别创建于1925年和1951年。保存新中国档案文献的中央档案馆成立于1959年,比美国国家档案馆的成立(1955年)晚24年。五十个省级档案馆都是在1957年以后成立的,主要保存1949年新中国成立以后形成的档案文献。美国档案工作的历史明显的不同于中国。虽然美国的历史不长,但美国得益于好的地理位置,避免了中国已遭受多次的战争的破坏。此外,美国档案部门还接受了许多来自不同机构和民族的档案捐赠,从十九世纪中叶开始,美国的许多州都建立了历史协会,收集和保管珍贵的文献资料和手稿。作为美国最珍贵的文献瑰宝的《独立宣言》(1776年)美国宪法和《人权法案》一开始就被认识到并得到了很好的保护。

二十世纪初,美国个个州兴起建立档案部门的运动。每一次世界大战结束时,美国三分之一的州要么建立起了档案部门,要么通过了建立档案部门的相关法律。中国省级档案馆的建立比美国晚了半个世纪。

二、中美档案管理体制的不同:

在过去四、五千年的中华文明史中,中国一直推行中央集权的封建等级制度。在中国封建社会,档案是服务于封建王朝的中央集权统治的工具,这就是现今中国历史档案馆中保存的基本上都是与皇室有关的档案,而人档案和手稿比较少见的原因。

1949年新中国成立以来,中国政府继续实行统一的中央集权管理体制,全国的档案工作由中央档案部门——国家档案局统一领导。

根据《档案法》的规定,国家档案局负责全国的档案工作,制定档案工作的总体规划、组织、协调、管理、监督和指导全国的档案工作。所有的档案局、馆都接受国家档案局的业务监督和指导。

注:另外两个国家级档案馆,一史馆(北京)和二史馆(南京),直接受国家档案局领导。

美国的档案体制似乎与我国的完全不同。美国是一个具有两百年多点历史的年轻国家。美国人民来自不同的民族,且具有不同的文化和历史背景,也许这正是美国的档案行政管理体制与我国不同的原因。因此,对于美国来说实行联邦制是容易和自然的事情。联邦制特色之一就是在中央政府和地方政府之间权力、职责相对精确的划分,州政府具有相对的独立性。

美国国家档案馆的工作由联邦档案行政领导中心——国家档案与文件管理局统一领导。国家档案与文件管理局对国家档案馆、联邦文件中心、总统图书馆等联邦系统各个组成部分进行严密的控制和管理,并对联邦政府机关的文件管理进行有效的监督和指导。

美国国家档案馆作为联邦政府的一个独立的部门,仅仅负责及时收集和妥善保管联邦政府机构具有永久保存价值的文件资料。国家档案馆没有全国范围的管理职权,对于以各种方式设立的州档案馆,不制定任何管理制度和规章,也不提供业务指导,档案馆馆际协调主要由美国档案工作者协会、国家文件管理协会和地区性专业协会等专业团体负责进行。

由于档案工作者和历史学家的成功努力,美国联邦级机构的档案管理非常先进和发达,并且在国际上具有重要影响。但是,一些州的地主公共档案馆的状况非常差,有的城市档案馆管理相当混乱,而且没有适当的立法和行政管理,在一些县根本就没有档案馆,相反,中国的地方档案馆肯有坚实的基础,而且许多美国的访问学者都对中国地方档案馆的管理和可行性发生了浓厚的兴趣。

三、档案管理方面的不同:

虽然中国和美国在档案的收集、整理、著录、保管和利用等方面采用非常近似的管理方法,但由于两国不同的社会体制,两国在档案方面还是有些不同之处:

1.档案的收集:

在中国,各级档案局职能之一是负责监督和管理工矿企业、商业和科研机构的科技档案。政府不仅控制政府部门移交的公共档案,而且控制着企业部门移交的科技档案。在中国,我们没有重视私人档案的收集,然而科技档案的收集和保管在我们的档案工作中具有相当重要的地位。

在美国,档案的收集主要是联邦和州政府档案文件的收集,这些档案在馆藏中占有绝对的地位。美国的档案工作者也非常注重私人档案、手稿和大学档案的收集,但由于美国的企业属于私人所有,不受政府的控制,他们产生的科技档案常常被档案部门忽视,这些科支档案中的许多档案也没有被公共档案法令和其他文件管理制度所涉及。

2.档案的鉴定和政府文件的管理:

在中国,大多数文件管理都受到相应的档案局的指导和监督。我们通常在每一政府部门、企业或其它组织内部建立档案室。其职能是:①收集和保管该机构的非现行或半现行且具有永久或长期或(短期)保存价值的文件,这些文件保存10-12年后进行价值鉴定,对具有永久对保存期限已满,没有继续保存价值批鉴定委员会成员批准后销毁。保存价值的文件移交国家档案馆永久保存。②对管理现行文件的收发人员、秘书等,进行业务指导,次年的年初,对保存在各个部门的文件进行整理,其中具有永久或长期、短期保存价值的被移交至档案馆(室)。从某种程序上说,中国的每一个政府部门或组织内部档案馆室其实不是文件中心,但与西方的文件中心不一样,档案室比较小,且仅服务于一个政府部门或组织。由于馆藏量大,中国一些大的政府部门,如外交部、国防部和文化部,逐渐地把档案室建成了一个部门档案馆。在这些政府和文化部,逐渐地把档案室建成了一个部门档案馆。在这些政府部门中具有永久保存价值的档案,不再移交家档案馆。例如,中国电影档案馆保存了二十万盘电影胶片和一百多万份关于电影的文字材料和图画。它的馆藏类似于那些国家级的档案馆,但它其实是一个部门档案馆,因为它隶属于文化部。我校由于专业履属关系,永久档案经向国家航空专业档案馆移交。

在美国联邦政府,各州到企业、大学都设有文件中凡,还有专门的商业性文件中心。联邦政府文件中心专职文件管理人员负责编制文件管理计划和实施具体方案,他们通过接受档案部门的指导来保证文件管理的质量,为文件、档案的一体化管理奠定良好基础。美国文件中心的职能是暂时保管政府部门移交的非现行和半现行文件材料并且在保管一定期限后根据保管期限表对这些文件进行鉴定处理。档案鉴定一般在文件向美国国家档案馆进馆前就已完成,一是将文件进馆比例严格控制在3%左右,这一比例是很低的,既可杜绝冗余文件进馆的现象,又能保证销毁工作的切实执行,二是鉴定所依据的保管期限表规定的多为具体时限,短则几个月,长则百年以上,有的还注明特殊的计算方法,如“文件失效后2年”或“文件作废后3年”等等,这就使鉴定具有较强的可操作性。这种经济的保管方法能为政府部门节省许多保存空间。

建立总统图书馆是管理联邦档案特殊全宗的一个很好的途径。总统图书馆集图书馆、档案馆、博物馆于一体。从一定程度上讲,总统图书馆可以被当作白宫档案馆,它们所保管的档案是联邦政管理活动中产生的有价值的核心档案,因此,为每一位退休的总统建立一个总统图书馆意义重大。由于它们的建立,美国人民对档案工作也更加熟悉和了解。

四、档案研究利用方面的不同:

中美两国的档案利用工作具有很强的互补性。中国档案工作过去处于“重藏轻用”的局面,美国档案工作历来比较重视利用。

1.开放档案

《中华人民共和国档案法》规定:“国家档案馆保管的档案,一般应当自形成之日起满30年向社会开放”。美国总统行政令要求政府机关形成期满20年的机密文件尽可能向公众开放,满20年仍不能开放的,到30年自动解密。

2.利用服务方式和手段

我国档案工作的主要精力是放在整理与保管上,利用服务多为守株待兔的被动方式。事实上造成许多有价值的档案“养在深闺无人识。”

美国的档案利用采取“推销”式的主动服务,他们定期或不定期地举办大大小小、方方面面的档案展览,他们通过多种手段展开广泛的宣传。美国各档案部门几乎全部采用计算机自动化检索,并注重著录标引质量。检索人员工作重点是研究著录,他们的著录工作非常精细,有专人负责对接收的每份文件进行著录,有专人校对检查。我国档案计算机检索系统研发水平并不落后,但是相应的档案基础工作做得不够。开发档案计算机检索系统中的重头戏,是对大量档案再度鉴定、整理、著录。美国档案部门和自动化系统较早,机读目录信息长年积累,数量达到相当高的比率,有些馆甚至是100%。而我国的档案计算机检索系统开发多数没有做过大规模的基础工作,仍要依靠手工检索。

两国在检索效率观念,美国比较重视检全率,我国相对重视检准率。美国的检索广泛而深入,通过对所有的各个系列甚至许多人文件组合的“探险旅行”来提供可以找的所有有关的材料。中国档案检索工作偏重于为了特定的目的。在因特网上提供检索系统是发布馆藏信息主动提供利用最好的手段。而且有一部分数字化档案可查阅全文和照片。

3.利用手续

甸规定“凡我国的公民和组织,持有身份证或工作证、介绍信等合法证明,可直接到档案馆利用开放的档案。外国人或者外国组织,经我国有关主管部门介绍及其前往的档案馆同意,亦可利用我国已开放的档案。”

美国国家档案馆规定凡年满16岁的公民,持有效身份证明即可办理为期3年的利用证,查阅档案。他们还规定档案馆的职责是收集资料加以保管以供世界各地学者研究之用。

4.处用目的

正如上面提到的那样,我国档案馆的馆藏主要由公共档案和科技档案组成。查阅公共档案的利用者主要是那些机关公务人员,编史修志人员,查阅科技档案的利用者是从事机械工程、电子等自然科学的人员,现在为了从档案中获取直接的经济效益,查阅科技档案的利用者的比例逐年增加。

在美国档案馆和图书馆中的利用者则对私人档案和家谱档案表现出更大的兴趣。据统计,70%的利用者是查阅家谱档案。由于美国人大多是移民的后裔,他们出于研究或解决切身得益需要,对反映他们先辈的起源和历史的档案材料有较大的兴趣是很自然的事情。

中国人对家谱不太感兴趣。早些年的一些家庭有相当数量的家谱档案,且由他们自己保存这些档案。清王朝的皇室家谱在“文革”中幸存下来,并被美国犹他州盐湖城的一个基督教堂部分进行了缩微。

在美国,公众的确有可能为休闲而利用档案。写在羊皮纸上的独立宣言、美国宪法和人权法案。国家档案馆除了圣诞节每天开放,备有中文在内的各种语言文资料,还可以提供导游服务,每年接待参观者达百万之众,这个数字是足以让我们体会到“休闲”的意味。

在我国,公众利用档案多是提供档案作为原始证明来落实切身得益需要。

五、档案教育和业务培训方面的不同:

二十世纪五十年代经培训的档案工作者是新中国的第一代档案工作者。他(她)们经过六个月或一年的培训,然后被分配或派遗至档案工作进行工作。现在中国的档案教育与美国的不同之处主要有以下两方面:

1.资格要求不同:

在我国,中国人民大学设有档案学院,在遍布全国的其它37年大学中没有设有档案系,档案学院和档案系接收通过全国普通高招考试的高中毕业生,对其进行四年的专业教育,毕业后获得档案专业学士学位,并被各级档案局、馆或企事业单位、社会组织聘用。全国现有所学校具有招收档案专业博士、硕士生资格。根据美国档案工作者协会1986年提供的教育指南,美国的许多大学提供为其1年或1年半的关于档案文件管理的多学科专业教育,虽然美国档案专业教育的时间比中国短,但美国的档案教育只招收研究生。

2.专业课程方面的不同:

集中在档案管理、文件管理、文件处理和保管、计算机管理和其它实用的科目。中国的大学档案专业课程要比美国的复杂,在头两年的教育中主要开设公共基础课,后两年主要开设专业课。

六、档案工作的经济基础和社会观念基础的不同:

1.经济基础

中美档案部门都属于文化事业单位,经费主要来源于政府拨款。

美国政府把档案馆同博物馆等科学文化设施一并作为宣传国家形象的窗口,比较舍得投资。国家政策还保障对档案等科学文化设施的捐赠可以抵税,社会捐赠十分踊跃,还有档案经费与利和率是挂钩的,某年利用者多,下一年拨款就增多,捐赠者也是如此,哪个档案馆吸引的利用者多就捐给哪个档案馆。这促进档案工作以利用为主。

我国的档案工作资多相对匮乏。国家拨款有限,又缺乏另外的筹款渠道,业务的开展受到一定限制。

2.社会观念基础

档案工作的社会观念基础包含两方面的内容:一是档案界能否树立和增强社会意识,二是社会能否树立和增强档案意识。

一方面,中美档案工作者都有很强的社会意识,我国档案工作者社会意识的表现主要是一种责任意识,他们的工作是极度认真负责的。美国档案工作者社会意识的表现主要是一种服务意识,他们有着以利用者为主的服务思想。

另一方面,美国国民对于信息价值的认识比较深刻,善于运用各种信息获取的手段,因此档案工作易于融入社会,甚至有了“休闲”一说。而我国的公众,档案意识还很薄弱。这种意识的强化有赖档案部门利用服务水平的提高。

七、本次培训学习的启示

由上述比较分析中可见,中美档案管理工作各有千秋,我们要学习美国档案现代化管理,档案利用,依法治档等方面的先进管理理念和管理经验,不断改革开拓和完善发展我校的档案工作。“十五”期间,我校档案工作拟做为以下几项工作:

1.拓展职能,做好文档一体化改革工作。

①信息化进程使文件、档案的从文件的内容、种类、形式和数量,到文件的生成、运行和管理方式都在不断地变化,文件生成机关和社会各界对档案信息的需求也在发生变化。②传统档案工作中、文件归档在文书处理后次年初。在电子环境中,文件“归档”提前到了文书处理之中,文书处理过程中文件的产生、传递、会签、定稿、鉴定、整理归档(逻辑归档和物理归档)、保管、利用等工序需要同步进行,文档一体化管理成了我们必然的选择。将档案管理职能向文件管理领域延伸,几乎成为全世界档案工作者对信息时代档案管理职能的新定位。这种变革不仅可以将文件、档案管理基于机构统一的信息管理平台,通过工作流程重组实现对文件生命周期的全程管理和无缝链接,提高管理效率,更重要的是可以通过“前端控制”保证电子文件的真实性、完整性和长期可读性。但在推行中还需一系列的突破,诸如机构内部文件、档案管理体制的调整、管理流程的科学重组,管理方法的变革等。我校从2002年较早开始文档一体化准备工作,依据国家档案工作行业标准《归档文件整理规则》,改革文书立卷方法,将文件档案管理由组“卷”改为按“件”整理,简化了整理工作,深化了档案检索,建立了学校文件档案计算机管理网络,为实现文档一体化信息管理平台下文件的随办随归打下了业务基础。

2.建设数字档案馆与传统档案馆并存的复合档案馆。机关开展无纸化办公,伴随着电子文件的大量出现,在文档一体化条件下,档案逐步由比较单一的纸质载体向计算机可识别的电磁介质方向转化,传统档案馆保存的档案主要是纸质档案和非常少量的磁性载体等档案。而数字档案馆的档案主要是磁介质、光介质等为载体的档案。具有存储密度高、存储成本低、多媒体融合等优点。数字档案馆新型的档案载体可为传统档案馆“库满为患”的严重局面大大减轻压力,但会带来载体信息不稳定等诸多弊端。纸质档案,受利用环境的限制,对获取信息的设备也无限制。不像计算机上的信息会遭到各种各样病毒的破坏,相对而言安全性好。无论网络技术发展到何等先进的程度,纸质载体与数字化电子载体都将长期共存。目前,在电子档案管理技术尚不成熟的情况下,我国采取二者都归档的“双轨制”,这是和国际档案界接轨的作法。传统档案馆较多采用手工的方式对档案进行收集、整理、鉴定、保管、提供利用及进行编研工作。数字化档案馆采用计算机对档案馆信息资源进行数字化、整序、开发利用及业务管理等。数字档案馆是以信息工作为重点,进行开发与利用档案信息资源的,是今后档案馆工作的重点在服务方式上,数字档案馆则可提供远程服务,建设数字化档案馆,要求档案工作人员要具有计算机应用能力及网络知识,同时还应掌握相应的检索知识及信息存贮技术、处理分析技术、通讯技术等。还应具有较高的人文素质和知识评价水平,从现在就应有目的、有计划地进行培育和吸纳,为数字档案馆的建设准备坚实的人才基础。

4.做好档案鉴定和密级调整,加快档案开放利用工作

我国《档案法》明确提出档案开放原则以后,从公务利用、学术利用到公民个人利用,各类档案利用的需求逐步扩大。一个值得关注的特点是,在档案利用总量稳中有升的情况下,非公务利用档案的需求逐步攀升。随着公民权利意识、财产意识、法制意识的增强,为解决其财产继承、经济纠纷、落实政策、婚姻关系、劳动保险等问题查阅档案的要求越来越多;我校学生、校友和教职工为解决其学历、资历身份证明、工资待遇、知识产权纠纷等问题查阅档案的频度也越来越高,这些情况反映了公民(或我校教职工)对档案需求的趋向。随着社会民主化进程的加快和教职工文化素养的提高,学校档案馆的服务面扩大由主要面向学校机构转到学校机构与教职工并重,这映射出学校档案馆的性质、作用正在发生变化。学校档案不仅为学校机构履行服务职责还要为保护教职工的个人利益,而且更多的要为教职工提供根源感、身份感、地方感和集体记忆。

档案利用需求总量的增加和结构的变化,对档案部门的服务工作提出了新要求,需要以新观念、新形象、新馆藏结构、新服务方式来支撑。减少限制、简化手续、开放目录、加强利用指导、举办档案展览、开通网上服务等,采取这些措施提高档案利用率,全心全意为学校领导、机关工作、学院工作和教职工服务。①档案工作人员要跟上时代的要求,必须树立公共意识、服务意识、发展意识、以人为本意识、法制意识、文化意识。②要丰富馆藏,扩大收集知名教师档案、专利技术档案、教师个人业务档案、征集教职工家庭档案等新门类和新型载体档案,③进一步改进服务方式,

5.建立和完善有关学校档案法规制度。

总之,我要在学校党政的正确领导下,振奋精神、努力工作,紧紧转绕“十五”期间学校各项重点工作,抓好数字档案馆建设,充分发挥档案信息的服务功能,为实现学校建设国内一流、国际知名高水平研究型大学贡献自己的一份力量。

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