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新时期干部人事档案管理的思考--蔡利剑
2012-05-07 10:06  

[摘要]:干部人事档案工作是人事管理工作中的重要组成部分之一,是组织人事部门按照党的干部政策,在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载个人成长过程、真实再现个人经历、政治思想、业务能力、工作业绩等内容的文字材料,是干部个人经历的记录,是干部德、能、勤、绩情况的综合反映。本文第一部分探讨了干部人事档案工作的现状及存在的问题,第二部分阐述了新时期人事档案工作的重要性,第三部分在联系我们实际工作的前提下提出了几点改革的措施。

[关键词]:干部 人事档案 管理

干部人事档案工作可以概括为是干部个人档案的收集、整理、保管和提供利用等专门性工作的总和,是整个干部人事管理工作中一项必不可少的基础性工作。一份充实完整的干部人事档案,不仅是干部个人成长经历和德才表现的全面反映,也是党组织历史地、全面地考察了解干部和正确选拔使用干部的重要依据,也是干部个人享受各种待遇的原始凭证。党中央和国务院非常重视干部人事档案工作,《党政领导干部选拔任用条例》中规定,对拟任的考察对象,必须依据干部的选拔任用条件和不同领导职务的职责要求,历史、全面地考察其德、能、勤、绩、廉,这就需要干部人事档案工作提供必要的资料和依据。事实上,现代干部档案及干部人事档案工作已越来越广泛地进入了社会生活的各个领域,不仅与组织人事部门有关,也和个人有着非常密切地联系,在社会中发挥着越来越来重要的作用。

一、 干部人事档案的现状及存在的问题

(一)干部人事档案的现状

长期以来,干部人事档案工作在对干部的历史记载,干部的正确使用等方面发挥了积极的作用,在全面推进干部人事制度改革的形势下,用人方式已经更加多样化,因此表现出了一定的局限性,主要表现为过去干部人事档案重记载、偏重于政治功能,服务上却很被动,一直被认为是后台服务,这主要是因为过去往往侧重于对干部个人履历、政治运动中的表现、奖惩等的记载,以及干部个人档案的管理和保管,所以表现为一种被动式的服务。

管理方法简单,使用效率不高。长期以来,人事档案主要偏重于纸质保管和手工操作,还没有和电子档案管理找到切入点,实际使用时不便于查找和统计分析,不便于档案发挥其效用。再加上干部人事档案带有个人隐私,在查阅、利用方面有很多限制,因此影响了其使用效率。

(二) 存在的问题

1.干部人事档案管理的重要性认识不足

多年来,干部人事档案处于“说起来重要,排起来次要,用起来需要,忙起来忘掉”的尴尬境地,人们认为档案工作是一项默默无闻的工作,无论怎样重视,也出不了惊天动地的成绩,出现了人员配备、资金投入、管理设备不足的情况,滞后了干部人事档案工作的发展,使得档案工作长期处于维持现状被动应付的现状。

现在社会上人们对人事档案的重要性认识不够,特别是一些流动性特别大的人员,对个人的档案漠不关心,出现了“无头”档和造成个人档案不全,不能完全反映个人每个时期的情况,而且现在出现档案与本人分离的新情况,造成归档不及时。工作中我们发现有些人员无干部履历表、工资单不连续、学历证明缺失等情况。

2.管理力量薄弱,管理水平不高

随着干部人事制度改革向纵深推进,机构调整、人员的精简,使得干部人事档案工作精力投入不足,而且有些档案管理人员业务知识不足,严重影响了档案管理水平。而干部人事档案工作涉及干部档案材料的收集、鉴别、整理等多个环节,需要足够的人力、物力地投入,才能保证高质量的管理和服务。

3.材料收集的机制不够健全,渠道不够畅通

干部人事档案的内容包括个人各个方面和不同时期的材料,因此需要建立有效的材料收集网络。目前,普遍没有建立起健全的收集网络制度,收集渠道也不畅通,造成档案材料收集不全,质量不高。

4.收集材料不规范,不真实

现在普遍存在归档材料的纸张大小不一,给整理工作造成困难。有的干部人事档案中存在前后不一致的现象,有的材料内容不真实,真伪难辩,给未来档案管理工作带来不必要的麻烦,如出生年月不准确,有的档案中甚至有多个年龄和阴阳历混填的现象,而档案管理人员如果把关审查不够,把这些档案装入了个人档案中,就会影响了档案的真实性,削弱了档案的法律效力,严重影响档案质量。

5.管理手段还没有实现信息化,开发利用率低

干部人事档案管理有些还存在三室没有分开,库房面积紧张,实现信息化建设的设备配备不足,软件开发也没有更上时代的需要,还停留在原始的手工操作,即使有相关的软件也只是停留在简单的目录打印和检索,无法向上级提供决策的依据,经过调研发现有些干部人事档案管理软件具有向上级提供决策的功能,但由于部门分工不同、自身能力问题和无参考实例等问题,造成这些功能形同虚设,影响档案的开发利用和开展编研工作。

因此,适时地根据人事档案工作的现状,改革当前的管理方法是必要的,也是很有意义的

二、干部人事档案改革的意义

(一) 干部人事档案改革是实施人才强国的要求

现在社会和经济的一切竞争说到底都是关于人才的竞争,管好人才至关重要,而干部人事档案就是管好人才的制高点和切入点。《中共中央国务院关于进一步加强人才工作的决定》要求:“发展人事代理制度,改革户籍制度、人事档案管理制度,放宽户籍准入政策,推广以引进人才为主导的工作居住证制度,探索建立社会化的人才档案公共管理服务系统。”充分强调了人事档案改革的重要性和必要性,对我们的改革工作具有指导意义。

(二) 干部人事档案改革是干部人事工作自身的的需要

干部人事档案是历史发展的产物,随着历史和社会的发展,干部人事档案从简单到复杂、有低级到高级、不断充实、不断发展、不断完善,形成了具有自身特点的发展规律。现在我们正处于社会的全面变革时期,而我们在变革中的进步和发展都要从档案中体现出来,在工作中,我们发现现在流动人员增多,出现了人档分离、弃档、死档和大量的遗留档案现象,这就给我们工作带来了新的问题。因此,干部人事档案管理不能一直停留在同一水平,而要积极投入到这场变革中,与时俱进、与事俱进、与人俱进,只有这样才能适应社会变革,适应现时期干部人事和人才管理的需要。

所以,我们根据人事档案工作地发展需要,提出以下几点改革措施。

三、干部人事档案改革的措施

(一) 提高对干部人事档案的重视程度

从历史的角度看,干部人事档案是重要的历史文献。它可以成为后人了解和研究某一时代的历史依据,运用干部人事档案可以真实地反映一个时代的面貌,对历史研究提供重要的文献资料。

从现实看,干部人事档案工作是组织人事工作的重要组成部分,是干部人事管理中一项不可少的基础性工作,是组织部门考核干部、选拔干部的重要依据,因此干部人事档案工作在加强领导班子和干部队伍建设方面起着基础和联结作用。不仅如此,人事档案还关系到个人的切身利益,比如个人提干、工资调级、政治面貌证明等。因此我们要提高全社会对干部人事档案工作的重视程度,而不仅仅强调组织人事部门。

(二) 增强管理力量,提高管理水平

1.提高人事档案管理者的业务水平,努力做“学习型”管理者

首先人事档案管理人员要具备较高的政治素质和良好的工作作风,讲政治、讲党性、讲原则,遵守纪律。不因工作繁芜辛苦而有抵制情绪,不因工作枯燥而不进行;要严守机密,勤奋奉献。

其次,档案管理人员要努力钻研业务,做到既“专”与“博”。既要努力学习专业理论,又要熟悉人事、党务、职称等相关政策与业务,确保整理的档案鉴别准确、分类规范、编排有序、装订整齐,达到人事档案整理规范所要求的标准。

2.强化日常管理,加强制度建设

首先,完善人事档案各项制度的制定,其中收集归档制度要重点规范收集渠道和归档材料的范围;鉴别制度要着重在判断材料内容属性、核对真实性、检查完整性、剔除重份、检查手续是否完备等方面的细则;整理工作要严格按照中组部的规定,确保分类的准确和科学,能真实反映干部本来面目;借阅制度要重点规范借阅手续的完整、有效、合乎规定;转递制度要认真履行相关步骤和手续,严格执行有关保密事项。

其次,加强系统化管理,编制快捷的检索工具,使档案目录更加条理和系统化,便于管理和查找利用;要坚持档案管理人员稳定性、连续性,确保不断档。

3.提高收集材料的质量,强化监督管理机制

人事档案管理者要熟悉人事档案材料的制成规格,要经常和组织秘书、人事干事保持联系,而且也要熟悉材料中的内容,要有鉴别内容真伪的能力,把握好审查关,坚决把那些不真实的材料拒之“门”外,确保档案的真实性,这就要求在日常工作中,注意对档案管理干部队伍自身建设和培养,建立健全岗位责任制,以制度来规范、检查、监察、指导工作,实行定期检查,发现问题,及时纠正。

4.利用新技术、新设备提高人事档案现代化管理水平

首先,开发研制既有标准统计口径,又切合本系统、本单位干部管理实际的软件,将干部履历、自传、鉴定考核资料、学历职称、政历审查资料、党团材料、奖励处分记录、任免记录等全部录入计算机。完善档案辅助管理软件系统,提高查询统计、目录打印机数据交换的效率。

其次,利用相关管理软件,提供相关干部年龄、学历、职称等参考价值的信息及统计资料,对队伍结构、岗位设置、考核结果等及时进行有深度、有预测性的分析和调查报告,为领导决策服务,充分开发人力资源。

以上是我们根据自身工作经验,对现在的工作提出的几点措施,可能有不妥之处,希望大家给予指正。

参考文献

1 庞小英·《改进干部人事档案管理工作的思考》·《中国卫生人才》· 2004,(5)

2 常秀英 牛庆国等 ·《干部人事档案管理中存在的问题》·《山西档案》·2004,(2)

3 李玉江 ·《浅谈人事档案管理改革》· 《西安档案》·2004,(2)

4 肖伟强 ·《提高人事档案管理水平的几点思考》·《工作研究》

5 王利亚·《新时期干部人事档案的优化管理与创新服务》·《南京医科大学学报》·2003,(13)

6 王玉喜 王淑青·《干部人事档案工作中存在的问题及建议》·《工作研究》· 2002,(4)

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