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人事档案信息化建设的SWOT分析-王彬彬
2012-05-07 10:06  

摘要:SWOT分析是目前公共管理部门战略管理与规划领域广泛使用的分析工具,本文从SWOT分析的概念入手,分析了人事档案信息化建设的优势、劣势、机会、威胁,并通过SWOT分析提出相应的人事档案信息化建设的建议。

关键词:人事档案 信息化 SWOT分析

在世界信息化潮流的冲击下,档案工作将面临更多的机遇与挑战。作为“信息资源之源”的档案部门如何把握机遇、合理利用自身的优势,避免劣势和威胁,是人事档案信息化建设能否顺利发展的关键。本文运用SWOT分析法,综合考虑内外环境、问题,制定出相应措施,以促进人事档案的信息化建设。

一、SWOT分析的概念

SWOT分析是目前公共管理部门战略管理与规划领域广泛使用的分析工具,主要是通过分析了解自己组织的优势(strength)与弱势(weakness),掌握外部机会(opportunity),规避威胁(threats),从而制定良好行动战略的方法。

从整体上看,SWOT可以分为两部分:第一部分为SW,主要用来分析内部条件;第二部分为OT,主要用来分析外部条件。利用这种方法可以从中找出对自己有利的、值得发扬的因素,以及对自己不利的、要避开的东西,发现存在的问题,找出解决办法,并明确以后的发展方向。根据这个分析,可以将问题按轻重缓急分类,明确哪些是目前急需解决的问题,哪些是可以稍微拖后一点儿的事情,哪些属于战略目标上的障碍,哪些属于战术上的问题,并将这些研究对象列举出来,依照矩阵形式排列,然后用系统分析的思想,把各种因素相互匹配起来加以分析,从中得出一系列相应的结论,而结论通常带有一定的决策性。有利于领导者和管理者做出较正确的决策和规划。我们可以借鉴这种方法,认清形势,抓住机遇,推动干部档案信息化建设。

二、人事档案信息化建设SWOT分析

(一)优势(strength)分析

1.人事档案是组织人事工作的重要依据。人事档案是由组织、人事、劳动等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的,记录、反映人员经历、德才勤绩和工作表现的,以个人为单位集中保存供备查的文字、表格等各种形式的原始记录,是人事管理实践活动的产物,它记载了个人经历和德、能、勤、绩、廉,是当事人客观面貌的真实反映,在人员调动、任免、出国、入党、入团、晋升、调资、考核等工作中,都要使用人事档案,是用人的重要依据。

2.人事档案是澄清问题的可靠凭证。人事档案是历史的原始记录,在法律上具有凭证作用。这是因为,从其形成看,它形成于不同时期,记录了当时的原始情况,是个人思想和行为的真实记录,是令人信服的历史证据。从其形式看,它保留着真切的历史标记,如当事人的亲笔手书或亲笔签字以及经组织审核认可的机关印信。由此它可以为落实党的政策,调整工资级别,改善生活待遇,确定或更改参加工作时间、年龄、入党入团时间、学历、学位,以及解决个人历史上的遗留问题等,提供可靠的线索或凭证。

3.人事档案是维护个人权益和福利的法律信证。在当今的社会活动中,有很多手续离开了档案就寸步难行。如在非公企业求职可能不要档案,但国有企事业单位、政府部门接纳人才,却看重档案。国有企事业单位、政府部门办理录用或拟调入人员手续,必须有本人档案和经主管部门审批的调动审批表,由组织人事部门开具录用和调动通知才能办理正式手续。流动人员跳槽到非公部门,若将来要回到公有部门时也还需要档案。随着社会保障制度的建立与完善,在养老保险、医疗保险、工伤保险、失业保险及退休后保险金的发放问题上,个人档案所记录的工龄、工资、待遇、职务、受保时间等都成为最主要的依据,没有档案,社会保障与本人福利是会受到影响。

4.人事档案对干部人事工作有规范、检查、监督的作用。干部人事档案作为干部人事活动中形成的主要信息载体,真实记录着干部人事工作的重要过程。这些材料归入人事档案后,能反映出对干部任免、调配、考核、审查、奖惩等,是否符合党的方针政策,是否符合程序规定,是否有套话、空话及模式化倾向等。可以通过干部人事档案的审核发现问题,及时纠正,进一步改进工作。

(二)劣势(weakness)分析

1.管理方式封闭,服务对象面窄。随着社会的发展、人才流动频率的加快,越来越多的“单位人”变为“社会人”,许多人把档案转到人才中心后一去不复返,有的档案在个人手里,“弃档族”、“废档”、“死档”不断增加。而另一方面,社会各方面面临信用危机,各行业、部门及用人单位对于个人的信用记录及以往经历无处可查,档案没有,一些单位只好由人力资源部的人通过非正常的方式和途径去了解,操作起来很麻烦,加大了用人成本。

2.基础设施建设落后。基础设施是实现人事档案信息化的基础条件。主要有三个部分:一是网络环境,包括业务局域网环境,以及其与相关单位的接口建设等;二是硬件基础设施,包括服务器、交换机、存储设备、数字化设备、数据库、安全保密设备等;三是系统软件,人事档案信息化所需的各种系统软件和应用软件。从全国总体看,计算机软件开发各自为政,极少沟通,缺乏统一的软件标准。为各行业、部门及用人单位提供较为开放性和实时性的人事档案信息资源网络体系还没有建立。

3.缺乏复合型档案管理人才。信息化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的,实现档案管理信息化,还需要系统开发与维护、标准化建设、数据库运行管理等专业人才,因此要求工作人员不仅要精通档案工作,还要了解和掌握计算机领域知识,这就给管理的信息化带来了难度。从这个意义讲,加快培养既了解与精通档案工作,又了解与掌握计算机领域知识的人才,成为档案管理信息化发展的关键。

(三)机会(opportunity)分析

1.网络为信息共享提供了快捷便利的通信平台。在本质上,它是对信息交流方式的革命,网络环境中,传统的信息提供与获取方式将彻底改变,分散于不同地理位置的信息资源以数字方式存储,通过通讯网络连接,人们借助网上终端可以越时越地地获取所需的信息资源。网络已成为信息社会最基本、最有效的技术手段。建立档案信息网络系统,实现档案信息管理的网络化,充分融入现代化网络世界,乃是档案工作顺应信息时代网络革命最基本的策略。

2.二元社会的变革对档案信息需求的增加。户籍制度建立于上世纪五十年代,是政府全面规范社会生活的一大制度工具,政府可以通过户籍制度的收放来安排、控制人口的流向和规模。户籍制度的实施使农村人口不能从乡村自由流入城市,城市人口不能自由流向农村,人员也不能在城市之间自由流动,它禁止了一切人员在任何方向的自由流动。在中国进行工业化、城市化的发展进程中,必然要从过去的二元社会有计划、渐进地通过城乡整合向一元化社会发展。

在这个变革中政府必然要提供更多的公共服务,如社会保障、医疗卫生、学校等。而社会保障、医疗卫生等社会公共服务目前是由不同的社会主体承担,这些领域的档案工作还处于自发的管理状态,其完整、齐全程度还存在较明显问题,要解决这个问题,应该在国家的层面上建立人事档案管理中心,建立全国联网的大型计算机数据库系统,这不仅关系到群众切身利益,对维护社会秩序方面也有良好作用。

(四)威胁(threats)分析

1.管理方法落后。现行人事档案管理规定所要求的标准,仅是大量简单而重复劳动的结果,是案卷外表的整齐规范,而对人事档案内在的完整、准确、动态管理收效甚微。

2.信息的安全性。目前网络技术还不是十分完善,第三方(如黑客等)通过非法手段对网络安全的侵犯时有发生,如在数据管理中心与用户通过网络传输个人信息的过程中,也可发生在数据管理中心存储个人信息的过程中,要确保个人信息的真实、完整,不被窃取、泄露、随意传播和灭失,就要重视信息安全的技术和非技术的保障。

3.积极利用与保护隐私的平衡。目前我国对个人信息还没有专门的保护法,个人信息的保护还存在很多法律漏洞,而重视人事档案的保密性,是为了尊重个人,保护个人的隐私权和权益不受侵犯、也是维护国家的利益。在利用和保密之间的平衡,除了技术上对使用权限的限制外,通过立法保护公民隐私是社会文明进步与现代法治发展的要求。在立法过程中,法律条文中应明确网络隐私权的概念、范围和法律地位;制定保护隐私权的专门法律,以实现对网络环境中隐私权的专门保护;明确规定涉及个人隐私部分的档案限制利用或不提供利用,用来协调和指导利用和保护之间的平衡。

三、人事档案信息化建设的SWOT对策分析

根据以上所述进行SWOT分析,如图1所示:

潜在内部优势(S)

1人事档案是组织人事工作的重要依据。

2人事档案是澄清问题的可靠凭证。

3人事档案是维护个人权益和福利的法律信证。

4人事档案对干部人事工作有规范、检查、监督的作用。

潜在内部劣势(W)

1管理方式封闭,服务对象面窄。

2基础设施建设落后。

3缺乏复合型档案管理人才。

潜在外部机会(O)

1网络为信息共享提供了快捷便利的通信平台。

2二元社会的变革对档案信息需求的增加。

潜在外部威胁(T)

1管理方法落后。

2信息的安全性。

3积极利用与保护隐私的平衡。

图1

1.优势-机会(SO)对策。充分发挥内部优势和利用外部机会是最理想状态。人事档案在任何时代、任何国家都具有重要作用,如何使其产生社会规模效益和经济效益,笔者认为,一是在国家层面建立一个“单一行政职能部门”,由此部门从总揽全局的战略高度对全国人事档案信息化建设进行系统、统一的规划,避免各地方“各自为政”,整合现有组织体系、网络档案信息资源,建立全国范围人事档案安全管理、长久保存和有效利用的网络体系。二是充分利用网络新技术。从某种意义上说,信息化建设的优劣取决于对网络技术研究成果的掌控。人事档案管理要由封闭式管理转向开放式管理,实现信息共享,扩大服务对象,使档案信息的价值得以体现,必须要构建全国统一的安全、高效的网络信息体系,当前网络信息技术的快速发展,为人事档案信息化建设创造了机遇,应充分利用机会。

2.劣势—威胁(WT)对策。通过决策弥补内部劣势,避免外部威胁,使组织摆脱困境。促进人事档案信息化建设,一是培养高素质的复合型人才是档案事业发展的关键。现有档案人员专业知识单一,普通操作型人才居多,缺少既懂专业又懂技术的人才,引进人才是档案工作可持续发展的关键。二是信息安全技术。网络系统的安全技术水平直接关系到网络档案信息的安全和档案信息资源的共享。因此当前还需尽快研制一些关键技术,如唯一性身份识别技术、数字签名技术、安全审计跟踪评测技术等。三是档案工作制度的创新。档案部门应随着社会形势的发展和环境的变换,结合现实需要,提出自己的制度创新。如档案信息化标准规范的建设和网络环境下的隐私权等方面的法律。

SWOT的分析方法有正面效果,亦有其缺点,不同的分析方法或途径也能达到把握形势,跟上发展的潮流,希望通过对SWOT分析方法的介绍,对人事档案信息化建设起到抛砖引玉的作用。

参考文献:

1张珺,我国档案信息化建设的SWOT分析,档案学,2008年(1)

2邓绍兴,我国人事档案的历史沿革及其价值与作用,第四次全国干部档案会议资料汇编,2006

3诤夫,档案事业发展的第四次浪潮,档案学,2008年(4)

4张桂霞,从隐私权、知情权角度考察(档案法)修改和完善,档案学,2008年(6)

5 刘明,网络档案信息资源整合研究,档案学,2008年(3)

6 裴友泉,战略:档案信息化的思考,档案学,2008年(2)

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