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聚焦第十八届国际档案大会
2016-12-20 08:44  

为期一周的第十八届国际档案大会于9月9日圆满落下帷幕,在大会闭幕式上通过的《首尔宣言》将大会主题“档案、和谐与友谊”概括为“首尔精神”,号召全世界档案和文件工作者在数字时代,用自己的专业知识和技能主动地为全社会贡献力量,同时把档案和文件作为重要信息资源,在发展数字记录保存政策、支持人力资源等可持续发展领域采取积极行动。在科技飞速发展和全球化的今天,变革成为当今时代的主题,档案和文件管理者面临的挑战和困难日益增多,这就需要全世界档案人勠力同心,加强交流与合作,为开创档案工作更加美好的明天不懈努力,中国档案工作者作为世界舞台上重要且庞大的一员,必将发挥越来越重要的作用。本报将分两期刊发本次大会的相关内容,展现中国报告人在国际档案舞台上的风采。首先,让我们重温国家档案局局长李明华在大会上做的关于数字时代档案管理的精彩主旨报告。

当今人类社会发展正处在数字时代,数字化、网络化、智能化正日益融入人类的生产生活,带来生产力又一次质的飞跃。数字化创立了数字疆域,网络化使得数字疆域快速扩张,智能化为数字与实体世界融合提供指挥棒。数字化浪潮对现代档案管理带来了深刻的影响,以数字信息作为存储对象不仅导致了档案保管方法和技术的变化,从本质上说,导致了记录和读取社会活动方式的变化。今天会议的研讨主题“数字时代的档案管理”,为我们探讨数字时代档案的收集、管理和利用等工作,实现传统档案管理向现代档案管理转型提供了一个很好的交流平台,相信通过这次专题研讨和相互交流,能达到互相借鉴和共同提高的目的。

下面,我仅就数字时代中国的数字档案资源建设情况做简要介绍。

数字档案资源是指办公自动化条件下形成的电子文件归档后形成的数字档案资源和档案馆(室)藏传统载体档案数字化后形成的数字档案资源。中国国家档案局高度重视数字档案资源的建设,在制定有关档案事业发展规划和规范标准,加快数字档案资源积累等方面积极推进数字档案资源建设。

一、把数字档案资源建设纳入国家档案事业发展规划

中国国家档案局在2002年制定了《全国档案信息化建设实施纲要》,明确提出2001年至2005年,要加快档案信息化基础设施建设,加强电子文件归档和电子档案的规范化管理,推动馆藏档案的数字化和数据库建设。通过接收电子档案、对各种类型档案进行数字化等方法,积极建设相关的全文数据库和多媒体数据库,逐步实现档案全文信息查询。要求各级机关和企业、事业单位档案部门加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导,保证各单位产生的电子文件真实、完整、有效。在中央级档案馆以及北京、辽宁、江苏、重庆、陕西、青岛、杭州等省、市档案馆开展档案数字化工作试点,实现馆藏重要全宗纸质档案和照片、录音、录像档案的数字化。

在中国国家档案局制定的《全国档案事业发展“十一五”规划》中,明确提出2006年至2010年,要建设较大规模的全国性、系统性、分布式、规范化的档案信息资源库群,建立一批电子文件中心和数字档案馆,实现档案信息资源社会共享。

在中国国家档案局制定的《全国档案事业发展“十二五”规划》中,明确提出2011年至2015年,要加快数字档案馆及电子文件(档案)备份中心建设。要根据电子文件管理和数字档案馆建设的功能要求,配备和开发档案数据库管理系统、电子文件归档管理系统、电子档案移交管理系统、数字档案信息发布利用系统等;加快推进传统载体档案数字化、电子文件接收、重要数字信息采集等数字档案资源建设;制定文书类档案长期保存格式标准;搞好电子文件(档案)备份中心建设,落实电子文件的异质、异地备份制度。

在中国国家档案局制定的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中,明确提出2015年至2020年,全国地市级以上综合档案馆要全部建设成具有接收立档单位电子档案、覆盖馆藏重要档案数字化副本等功能完善的数字档案馆;全国50%的县建成数字档案馆或启动数字档案馆建设项目;全国省级、地市级和县级国家综合档案馆馆藏永久档案数字化的比例,分别达到30%至60%、40%至75%和25%至50%。要积极参与国家政务信息化工程建设,制定相关标准和规范,明确各类办公系统、业务系统产生的电子文件归档范围和电子档案的构成要求;开展电子档案单套制(即电子设备生成的档案仅以电子方式保存)、单轨制(即不再生成纸质档案)管理试点;研究制定重要网页资源的采集和社交媒体文件的归档管理办法;加强电子档案长期保存技术研究与应用。

通过国家档案事业发展规划的引导,各地档案行政管理部门也制定了本地区档案事业发展规划,把数字档案资源建设纳入本地区档案事业发展规划并积极实施。

二、制定有关数字档案资源建设的管理规范和技术标准

围绕数字档案资源建设,中国颁布了一系列有关电子文件归档与管理、电子档案移交与接收、传统载体数字化、数字档案馆(室)建设等管理规范和技术标准,规范并引导各级各类档案馆(室)运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、存储、管理,并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用。

在制定管理规范方面,中国国家档案局制定了《电子公文归档管理暂行办法》(2003年)、《数字档案馆建设指南》(2010年)、《电子档案移交与接收办法》(2012年)、《数字档案室建设指南》(2014年)、《数字档案馆系统测试办法》(2014年)。中国国务院于2009年制定了《电子文件管理暂行办法》,对电子文件的形成、归档和管理做出明确规定。

在制定技术标准方面,中国国家档案局发布了《电子文件归档与管理规范》(2002年)、《纸质档案数字化技术规范》(2005年)、《公务电子邮件归档与管理规则》(2005年)、《文书类电子元数据方案》(2009年)、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(2008年)、《基于XML的电子文件封装规范》(2009年)、《版式文件长期保存格式需求》(2009年)、《缩微胶片数字化技术规范》(2009年)、《数字档案信息输出到缩微胶片上的技术规范》(2009年)、《电子文件管理系统通用功能要求》(2012年)、《数码照片归档与管理规范》(2014年)、《照片类电子档案元数据方案》(2014年)、《档案信息系统运行维护规范》(2014年)、《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范》(2014年)、《电子档案管理基本术语》(2014年)等有关电子文件收集归档及电子档案移交、接收、存储、保管、利用等技术标准,为数字档案资源建设提供了标准化指引。

三、实施“存量数字化”“增量电子化”战略积累数字档案资源

2013年10月,中国国家档案局召开全国数字档案馆(室)建设推进会,提出实施“存量数字化”“增量电子化”战略。“存量数字化”是指对纸质档案、音像档案等传统载体档案进行数字化。中国在档案数字化方面做了大量工作并取得一定成效。近10多年来,一方面,中国国家档案局要求各单位向档案馆移交传统载体档案时,必须移交档案数字化副本;另一方面,要求各级档案馆对馆藏利用频繁的档案、需要重点保护与抢救的历史档案以及与公民利益直接相关的民生档案,如出生档案、婚姻档案、户籍档案、社会保险档案、住房档案、土地确权档案等优先安排进行数字化。比如,在中央一级,中央档案馆已完成馆藏中央档案(1949年至1966年)的档案数字化工作。在省一级,北京市档案馆截至2015年10月底,基本实现馆藏档案数字化;青岛市档案馆馆藏档案已全部数字化。在县市一级,江苏太仓市、内蒙古伊金霍洛旗、湖北十堰市档案馆都已完成馆藏档案数字化工作。但从全国来看,档案数字化工作总体开展不平衡,截至2014年,全国3319个国家综合档案馆以卷为保管单位的2.7亿卷档案已数字化4500多万卷,数字化率为17%;以件为保管单位的2.5亿件档案已数字化5000万件,档案数字化率为20%。因此,我们还需要积极推进传统载体档案的数字化工作。

“增量电子化”是指在办公自动化条件下,各单位形成的应归档的电子文件及时归档,并按规定向有关档案馆移交,使档案馆新接收进馆的档案全部为电子档案。中国国家档案局要求各级档案部门以贯彻落实《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》为契机,对电子文件形成、收集、积累、鉴定、归档到电子档案移交、存储、利用、备份等实行全过程管理,确保归档的电子文件收集齐全、整理有序、命名科学、格式规范、元数据合理有效,推动办公自动化条件下增量档案的电子化管理,实现齐全完整、标准规范的数字档案资源建设目标。此外,中国对数字档案资源开展了异地异质备份工作,确保数字档案资源的绝对安全。

原载于《中国档案报》2016年9月15日 总第2965期 第三版

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